SQM - SUPER QUICK MANAGEMENT - BAB V - APPRAISEMENT

V.  APPRAISEMENT.

A. Definisi dan Penjelasan tentang Appraisement.

1. Appraisement by definition “The act or result of judging the worth or value of something or someone”. Terjemahan bebasnya, Definisi dari Appraisement adalah “Tindakan atau hasil dari penilaian akan layak atau nilai dari sesuatu atau seseorang” Appraisement = Assessment or Evaluastion.

Sumber : http://www.thefreedictionary.com/appraisement.  

2. Appraisement \Ap*praise"ment\, “n”; The act of setting the value; valuation by an appraiser; estimation of worth. Terjemahannya “Tindakan menentukan nilai; penlaian oleh penilai; perkiraan  akan layak.”

     Sumber : http://www.freedictionary.org/?Query=appraisement

3. Appraisal [ah-prāz´al];  the act of evaluating something. Terjemahannya “Tindakan akan menilai sesuatu.”

     Health risk appraisal, a systematic evaluastion of factors in an individual, family, company, or other aggregate that might lead to illness or other health problems. Terjemahannya “ Penilaian resiko kesehatan, suatu penilaian sistematis akan faktor-faktor dalam individu, keluarga, perusahaan, atau agrigat yang lain yang dapat menyebabkan penyakit atau problem-problem kesehatan yang lain.”

     Performance appraisal , the evaluation of an employee or student, comparing his or her job-related behavior with a standard of expectations for performance. Terjemahannya “ Penilaian Prestasi, adalah penilasian akan karyawan atau pelajar, membandingkan perilaku kerja seseorang dengan standar kenerja yang diharapkan.”  Sumber : http://medical-dictionary.thefreedictionary.com/appraisement

Dari pengertian di atas, maka saya membatasi pendefinisian dari Appraisement ini pada Performance Appraisal. Sehingga dapat saya definisikan bahwa “Appraisement” adalah tindakan penilain terhadap karyawan atau pegawai, dengan membandingkan prestasi kerjanya dengan standar yang telah ditetapkan.

Appraisement adalah tahapan ketiga dari SQM – Super Quick Management. Pada tahahapan ketiga yang merupakan tahapan terakhir dari fungsi SQM – Super Quick Managent ini, memfokuskan kegiatan manajemen pada evaluasi, feedback serta penerapan punishment and reward secara cepat, tepat dan tegas. Tahapan terakir tidak berarti bahwa sudah tidak penting. Justru pada tahapan ini adalah tahapan yang paling mendebarkan bagi karyawan.

Keseluruhan moment yang paling mendebarkan ketika kita masih sekolah baik di SD, SMP, SMA maupun masa Mahasiswa adalah moment ujian, dan detik terakhir, detik yang paling menegangkan adalah detik mendengarkan pengumuman kelulusan. Ada yang menangis karena haru, ada yang menangis karena kecewa, ada yang lompat kegirangan, bahkan ada yang stress dan tidak bisa makan.

Saya masih teringat ketika mengikuti ujian SD pada tahun 1970. Waktu itu kami juga menggunakan sistem ujian Negara atau ujian nasional. Tidak mudah menghadapi ujian nasional, karena soalnya disusun oleh kementerian pendidikan dan kebudayaan. Kami harus mengikuti pengayaan disekolah berbulan-bulan. Semua soal ujian yang pernah diuji tahun-tahun sebelumnya harus kami kerjakan. Tiba waktu ujian dilaksanakan, kami harus duduk dengan siswa dari sekolah yang lain. Teman dari satu sekolah disebar semuanya.

Dan yang paling menegangkan adalah pada hari pengumuman kelulusan. Kebetulan waktu jaman saya, dari sekolah kami di SD Kinali, di Siau Barat Kabuapten Sangir Talaud, dari 25 siswa yang ikut ujian hanya kami 3 (tiga) orang yang lulus. Banyak siswa yang pulang kecewa pada hari itu, bahkan mereka memilih untuk tidak meneruskan pendidkan mereka lagi karena kecewa dan malu.

Semua proses kegiatan, untuk mengetahui apakah performancenya baik atau tidak, harus dilakukan melalui kegiatan evaluasi. Dengan evaluasi, prestasi seseorang dapat diukur atau diketahui. Setiap perusahaan, organisasi, atau pada institusi pemerintah sudah pasti akan selalu diadakan evaluasi untuk dapat menilai kinerja dari karyawan atau pegawai yang bekerja. Masa evaluasi kenerja adalah masa yang paling menegangkan, disusul dengan pemberian feedback dan puncak dari semua ketegangan adalah saat penerapan Punishment dan Reward. Pada bab V  yang merupakan bab terakhir dari keseluruhan pembahasan ini, saya akan mencoba membagi kedalam 3 (tiga) tahapan kegiatan yaitu; Evaluasi, Feedback, dan Penerapan Punishment and Reward secara Cepat, Tepan dan Tegas.  Itulah sesungguhnya yang menjadi salah satu ciri dari SQM – Super Quick Manangement, yaitu Cepat, Tepat dan Tegas. Dengan menitik beratkan pada prinsip Cepat, Tepat dan Tegas, itulah sebabnya pola manajement ini saya sebutkan sebagai pola SQM – Super Quick Management.  

Peradaban moderen yang bercirikan kecepatan, yang dipicu oleh derasnya arus infomasi yang ditunjang oleh kemajuan teknologi telekomunikasi dan multy media, memaksa perubahan  dalam pola menajemen,  dimana manajer atau pemimpin harus  Cepat,  Tepat dan Tegas dalam bertindak. Baik dalam membuat keputusan, dan mengambil tindakan. Hanya dengan cara kerja yang demikian, suatu perusahaan, suatu organisasi, suatu institusi, bahkan suatu Negara bisa maju.

Kecepatan yang dituntut adalah kecepatan dengan didukung oleh sistem database yang falid dan akurat. Itulah sebabnya, setiap menerapkan suatu kebijakan, peraturan, aturan, standar and prosedure, haruslah ditunjang dengan sistem database yang terintegrasi dengan sistem yang lain. Contoh : sistem database kependudukan di Departement Dalam Negeri, bisa diintegrasikan dengan sistem database pajak di Departement Keuangan, dan sistem database kriminal di Kepolisian, dan bisa lagi ditambah satu sistem lagi yaitu sistem database “Pemantauan Kredit”, yang pelaksanaannya oleh lembaga independen pemerintah atau swasta. Sehingga ketika ada instansti yang membutuhkan informasi tentang seseorang, cukup memasukan “Nomor KTP” dan “Nomor Pokok Wajib Pajak”, maka langsung terhubung ke 4 sistem database di kependudukan, pajak dan kriminal, dan pemantauan kredit, dan langsung diperoleh informasi yang falid dan akurat tentang seseorang.  Kalau sudah terjadi seperti itu, akan bisa dipantau seseorang pernah diperiksa di polisi, pernah utang di toko mana, apakah kondite kreditnya baik atau tidak, pernah terlibat dalam kasus kriminal apa saja. Dengan ketersediaan sistem seperti itu, maka masyarakat akan takut berbuat salah, karena konditenya akan terekam dalam sistem dan bisa diakses oleh siapa saja yang membutuhkan informasi tentang seseorang. Dengan sistem seperti itu, maka masyarakat akan menjadi disiplin dengan sendirinya, teratur serta dapat mengontrol diri ketika ada hasrat untuk berbuat hal yang tidak baik.

B.     Evaluasi atau penilaian Kinerja (Performance evaluation).

1.      Definisi Evaluasi.

Untuk sekedar menjadi bahan referensi saya mencoba menyampaikan definisi dari evaluasi menurut pendapat dari beberapa pakar management.

a.      Evaluasi (bahasa Inggris:Evaluation) adalah proses penilaian dalam perusahaan, evaluasi dapat diartikan sebagai proses pengukuran akan evektivitas strategi yang digunakan dalam upaya mencapai tujuan perusahaan. Data yang diperoleh dari hasil pengukuran tersebut akan digunakan sebagai analisis situasi program berikutnya. http://id.wikipedia.org/wiki/Evaluasi

b.      Evaluasi adalah proses melalui mana organisasi-organisasi menilai atau mengevaluasi prestasi kerja karyawan. (Hani Handoko, 1985:99).

c.       Pengertian Evaluasi atau Penilaian Kinerja menurut Utomo, Tri Widodo W. adalah proses untuk mengukur prestasi kerja pegawai berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan, dengan cara membandingkan sasaran (hasil kerjanya) dengan persyaratan deskripsi pekerjaan yaitu standar pekerjaan yang telah ditetapkan selama periode tertentu. Standar kerja tersebut dapat dibuat baik secara kualitatif maupun kuantitatif. (http://www.geocities.com/mas_tri/sistemDP3.pdf).

d.      Siagian (1995:225–226) menyatakan bahwa penilaian prestasi kerja adalah: Suatu pendekatan dalam melakukan penilaian prestasi kerja para pegawai yang di dalamnya terdapat berbagai faktor seperti :

1.      Evaluasti atau Penilaian dilakukan pada manusia sehingga disamping memiliki kemampuan tertentu juga tidak luput dari berbagai kelemahan dan kekurangan.

2.      Evaluasi atau Penilaian yang dilakukan pada serangkaian tolak ukur tertentu yang realistik, berkaitan langsung dengan tugas seseorang serta kriteria yang ditetapkan dan diterapkan secara obyektif.

3.      Hasil evaluasi atau penilaian harus disampaikan kepada pegawai yang dinilai dengan lima maksud:

a.       Apabila evaluasi atau penilaian tersebut positif maka penilaian tersebut menjadi dorongan kuat bagi pegawai yang bersangkutan untuk lebih berprestasi lagi pada masa yang akan datang sehingga kesempatan meniti karier lebih terbuka baginya.

b.      Apabila evaluasi atau penilaian tersebut bersifat negatif maka pegawai yang bersangkutan mengetahui kelemahannya dan dengan sedemikian rupa mengambil berbagai langkah yang diperlukan untuk mengatasi kelemahan tersebut.

c.       Jika seseorang merasa mendapat evaluasi atau penilaian yang tidak obyektif, kepadanya diberikan kesempatan untuk mengajukan keberatan sehingga pada akhirnya ia dapat memahami dan menerima hasil penilaian yang diperolehnya.

d.      Hasil evaluasi atau penilaian yang dilakukan secara berkala itu terdokumentasikan secara rapi dalam arsip kepegawaian setiap pegawai sehingga tidak ada informasi yang hilang, baik yang sifatnya menguntungkan maupun merugikan pegawai bersangkutan;

e.       Hasil evaluasi atau penilaian prestasi kerja setiap orang menjadi bahan yang selalu turut dipertimbangkan dalam setiap keputusan yang dambil mengenai mutasi pegawai, baik dalam arti promosi, alih tugas, alih wilayah, demosi maupun dalam pemberhentian tidak atas permintaan sendiri.

4.      Penilaian kinerja menurut Mondy dan Noe (1993:394) merupakan suatu sistem formal yang secara berkala digunakan untuk mengevaluasi kinerja individu dalam menjalankan tugas-tugasnya.

5.      Sedangkan Mejia, dkk (2004:222-223) mengungkapkan bahwa penilaian kinerja merupakan suatu proses yang terdiri dari:

a.       Identifikasi, yaitu menentukan faktor-faktor kinerja yang berpengaruh terhadap kesuksesan suatu organisasi. Hal ini dapat dilakukan dengan mengacu pada hasil analisa jabatan.

b.      Pengukuran, merupakan inti dari proses sistem penilaian kinerja. Pada proses ini, pihak manajemen menentukan kinerja pegawai yang bagaimana yang termasuk baik dan buruk. Manajemen dalam suatu organisasi harus melakukan perbandingan dengan nilai-nilai standar atau memperbandingkan kinerja antar pegawai yang memiliki kesamaan tugas.

c.       Manajemen, proses ini merupakan tindak lanjut dari hasil penilaian kinerja. Pihak manajemen harus berorientasi ke masa depan untuk meningkatkan potensi pegawai di organisasi yang bersangkutan. Hal ini dapat dilakukan dengan pemberian umpan balik dan pembinaan untuk meningkatkan kinerja pegawainya. Berdasarkan beberapa pendapat ahli mengenai pengertian penilaian kinerja, terdapat benang merah yang dapat digunakan untuk menarik kesimpulan bahwa penilaian kinerja merupakan suatu sistem penilaian secara berkala terhadap kinerja pegawai yang mendukung kesuksesan organisasi atau yang terkait dengan pelaksanaan tugasnya. Proses penilaian dilakukan dengan membandingkan kinerja pegawai terhadap standar yang telah ditetapkan atau memperbandingkan kinerja antar pegawai yang memiliki kesamaan tugas.

Sumber : https://samianstats.files.wordpress.com/2008/08/penilaian-kinerja.pdf

2.      Tujuan evaluasi kenerja (Performance Evaluation).

Performance evaluation dilakukan dengan tujuan antara lain :

a.      Mengkomunikasikan visi, misi, tujuan dan sasaran manajemen kepada karyawan. 

Dalam melakukan evaluasi manajer harus mengkomunikasikan apa yang menjadi visi, misi, tujuan dan sasaran dari perusahaan.  Agar kamunikasi berjalan dengan baik maka pendekatan kemanusia hendaklah ditonjolkan. Lakukanlah komunikasi dengan baik. Hindari kekakuan dalam berhadapan dengan bawahan. Jelaskan bahwa perusahaan membutuhkan karyawan, ajak mereka untuk mendukung apa yang menjadi visi, misi, tujuan dan sasaran perusahaan. Jalaskan apa yang menjadi tujuan perusahaan, dan apa kontribusi yang diharapkan supaya perusahaan maju. Kontribusi masing-masing karyawan tidaklah sama. Tergantung jenis pekerjaan dan job diskripsinya masing-masing. Dengan mengerti arah perusahaan, tujuan dan sasaran, maka akan menyadarkan karyawan untuk berkontribusi guna mencapai tujuan perusahaan. Tekankan prinsip help us to help you. Kalau perusahaan maju, tentu perusahaan akan dapat memikirkan kontribusi untuk perbaikan nasib karyawan.

b.      Memotivasi karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka.

Jelaskan tujuan evaluasi adalah mencari jalan untuk memperbaiki kinerja. Dan itu berlaku bagi semua karyawan. Perusahaan tidak mengharapkan karyawan tidak berkembang. Oleh karena itu, upaya menaikan prestasi selalu ditekankan kepada semua karyawan. Kalaupun tidak bisa mendapat kesempatan maju diperusahaan saat ini, namun dengan pengalaman kerja yang ada, dan sikap yang baik, tentu akan terbuka kesempatan untuk memperbaiki karir di tempat yang lain. Setiap upaya baik, pasti akan ada hasilnya. Itu sudah hukum alam. Hukum tabur tuai. Siapa yang menabur kebaikan akan menuai kebaikan. Siapa yang menabur prestasi akan menuai keberhasilan. Oleh karena itu perusahaan sangat berharap untuk selalu ada kerja sama dalam upaya menaikan prestasi setiap karyawan.

Setiap orang mempunya keinginan yang kuat untuk memperoleh informasi tentang dirinya. Menyampaikan prestasi yang baik, akan sangat menyenangkan hati dari individu yang mendapat penilaian yang baik. Dan sudah tentu hasil positif tersebut akan menjadi pendorong gairah untuk bekerja labih baik. Penyampaian terima kasih, pujian secara cepat dan tepat akan berdampak sangat positif bagi karyawan. Itulah sebabnya feedback menjadi keharusan bagi manajer untuk menyampaikan kepada karyawan untuk lebih memacu, lebih memotivasi karyawan untuk berprestasi lebih baik.

c.       Mendistribusikan penghargaan organisasi seperti meningkatkan gaji dan promosi secara adil.

          Perusahaan mengerti bahwa setiap orang, siapa saja menginginkan ada perbaikan penghasilan terutama melalui kenaikan gaji. Tentu untuk mencapai hal itu harus ada pra-syarat yang harus dipenuhi oleh setiap karyawan. Oleh karena itulah tujuan evaluasi adalah membantu karyawan untuk dapat mencapai tujuan kenaikan gaji. Karyawan yang dipromosikan harus mencapai standar untuk dapat diusulkan naik gaji, atau mendapatkan promosi. Itulah sebabnya selalu ada evaluasi atas kinerja. Supaya perusahaan tidak salah dalam menaikan gaji dan melakukan promsi bagi karyawan.

d.      Untuk melakukan penelitian manajemen (Klingner dan Nabadian 185: 254)

          Evaluasi juga harus diketahui sebagai bagian dari upaya survey yang dilakukan untuk merekam apa sebenarnya yang menjadi harapan karyawan untuk dapat memacu kinerja mereka. Bisa saja karena perkembangan perusahaan, manajemen sudah tidak memahami ada apa yang berkembang di karyawan. Itulah sebabnya diperlukan research.

Melalui evaluasi inilah dapat dimanfaatkan sebagai sarana untuk melakukan survey pada karyawan di perusahaan.

3.      Manfaat dari evaluasi kinerja (performance evaluation):

Setiap melakukan kegiatan, tentu kita mengharapkan manfaat dari ketiatan, upaya, tindakan atau perilaku. Evaluasi Performance kerja mempunyai manfaat sbb :

a.      Perbaikan prestasi kerja.

Perbaikan prestasi kerja merupakan manfaat yang diperoleh dari evaluasi kinerja karyawan. Dengan menonjolkan komunikasi yang efektif, serta melakukana pendekatan kemanusiaan, membangun kesadaran, memberikan motivasi, mencoba meyakinkan, mempengaruhi dan mengarahkan karyawan, maka diharapkan karyawan akan terdorong untuk meningkatkan kinerjanya, mejadi lebih kreatif, lebih inovatif dan lebih proaktif setelah menerima feedback atas hasil kinerjanya.

b.      Penyesuaian kompensasi.

Evaluasi kenerja selain untuk diarahkan untuk meningkatkan performance, juga digunakan untuk menjadi dasar memberikan kompensasi seperti kenaikan gaji atau berupa bonus yang akan diberikan oleh perusahaan kepada karyawan.

c.       Keputusan penempatan.

Dengan adanya evaluasi, manajemen dapat mengetahui kempetensi seseorang. Sehinga dengan evaluasi tersebut, akan dapat digunakan sebagai dasar untuk menempatkan karyawan pada posisi atau menempati pekerjaan yang lebih tepat.

d.      Untuk pelatihan (guna kelancaran, menambah keterampilan).

Melalui evaluasi, maka manajemen bisa mendapatkan gambaran tentang kemampuan karyawan menjalankan suatu pekerjaan. Selama perusahaan menemukan bahwa kemunduran prestasi bukan diakibatkan oleh kesengajaan, atau suatu motif yang tidak baik, maka perusahaan dapat memberikan training bagi karyawan baik untuk menguasai pekerjaan atau know hownya, selain itu dapat juga perusahaan gunakan untuk meningkatkan kemampuan karyawan melaksanakan pekerjaan yang ada, setelah karyawan tersebut sudah dibekali dengan pengetahuan know how atau pengetahuan untuk mengoperasikan atau skill dasar dalam mengerjakan suatu pekerjaan. Contoh : seorang operator mesin berat seperti excavator. Seseorang harus dilatih mengoperasikan. Setelah itu, dapat diberikan latihan untuk memperbaiki excavator tersebut.

e.       Untuk pengembangan karir.

Seorang karyawan yang berprestasi dan menunjukan loyalitas kepada perusahaan, dapat diberikan training untuk pengembangan karir. Contoh : pegawai yang sudah lama, punya kemampuan baik, berprestasi, loyal, jujur dan cooperative, dapat diberikan training menajement untuk tingkat supervisor. Dengan harapan suatu saat ketika menempati posisi supervisor, sudah mempunyai pengetuhuan manajement khusus untuk supervisor.

f.       Memperbaiki kesalahan waktu rekrutmen atau penempatan.

Setiap upaya, keputusan, kebijakan yang dilakukan oleh manusia tidak luput dari kekeliruan atau kesalahan. Untuk menghindari kesalahan waktu rekrutmen tersebut, maka salah satu manfaat dari evaluasi adalah untuk dapat memperbaiki kesalahan tersebut. Dengan evaluasi akan ketahuan bahwa sesungguhnya telah terjadi kekeliruan pada saat penempatan pada waktu seleksi karyawan. Sejauh mental karyawan masih baik, dan memiliki ilmu serta skill yang dapat dimanfaatkan di tempat lain, maka perlu dilakukan rotasi bagi karyawan tersebut agar kinerjanya lebih baik, lebih efektif, dan bisa lebih bermanfaat untuk perusahaan.

4.      Prinsip dalam melakukan evaluasi

Setiap kegiatan, usaha atau upaya yang dilakukan, haruslah dibangun atas dasar prinsip yang jelas. Harus mempunyai nilai yang mendasari tindakan tersebut dilakukan, mempunyai nila kebenaran dan kemanfaatan. Evaluasi dalam pola SQM – Super Quick Management dilakukan atas prinsip sbb :

a.       Objektif.

Untuk tidak terjadi bias dalam melakukan penilaian, dan tidak menyebabkan kekecewaan dan menyebabkan demotivasi pada karyawan, maka penilaian harus dilakukan seobjektif mungkin.  Kreteria, dan sistem evaluasi haruslah jelas dan terukur, mengikuti prinsip manajemen by objective dan tentunya sejalan dengan performance by objective.

b.      Motivasi.

Salah satu tujuan dari evaluasi adalah untuk memotivasi karyawan. Karena keberhasilah perusahaan ditentukan oleh keberhasilan karyawan. Oleh karena itu, perusahaan harus mampu memotivasi karyawan untuk selalu bekerja bersemangat, bergairah, rajin dan bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas yang percayakan oleh perusahaan

c.       Jujur.

Agar evaluasi tidak membawa dampak negative dalam perusahaan, maka diperlukan kejujuran dari petugas yang melakukan evaluasi. Evaluasi yang dilakukan dengan jujur akan menimbukan kepercayaan dan kepatuhan serta keseganan. Oleh karena itu penting sekali untuk memperhatikan faktor kejujuran dalam melakukan evaluasi tersebut. Banyak kekacauan diperusahaan timbul hanya karena tidak puas dengan sistem evaluasi yang dilakukan. Baik dalam hal keterbukaan care evaluasi, objektivitas tersebih kejujuran.

d.      Falidity, reliability.

Evaluasi harus dilakukan dengan menggunakan data yang falid dan dapat dipercaya. Hal ini dimaksudkan agar tidak menimbulkan rasa tidak percaya, yang akhirnya menimbulkan kerawanan dalam perusahaan, karena karyawan merasa ada ketidak beresan dalam evaluasi yang dilakukan oleh perusahaan. Oleh kaerna itu, diperlukan kehati-hatian dalam melakukan evaluasi agar tidak menimbulalkan kerawanan diperusahaan.

5.      Bias dalam evaluasi

Untuk menghindari subjectif dari evaluator, maka diperlukan training bagi evaluator agar mereka bisa bekerja lebih professional. Juga dibutuhkan pengawasan secara ketat, agar tidak terjadi pertimbangan subjectif karena hubungan teman, hubungan kesukuan, etnis, agama, atau kedekatan khusus. Semua itu harus dicegah agar jangan sampai terjadi bias dalam evaluasi. Agar tidak bias, maka perlu ditunjang oleh suatu sistem dan instrument yang baik, efektif serta dapat dipercaya baik keabsahan dan keakuratannya.

6.      Teknik evaluasi.

Metode Penilaian Kinerja Banyak metode dalam penilaian kinerja yang bisa dipergunakan. Berikuti ini saya mengutip penilaiaan kerja yang disampaikan oleh Hani Handoko 1985, Management Personalia dan Sumber Daya Manusia. Jogyakarta:Liberty. Menurut Han Handoko, penilaian kerja secara garis besar dibagi menjadi dua jenis, yaitu past oriented appraisal methods (penilaian kinerja yang berorientasi pada masa lalu) dan future oriented appraisal methods (penilaian kinerja yang berorientasi ke masa depan), (Werther dan Davis, 1996:350).

a.         Past based methods adalah evaluasi kinerja atas kinerja seseorang dari pekerjaan yang telah dilakukannya. Kelebihannya adalah jelas dan mudah diukur, terutama secara kuantitatif. Kekurangannya adalah kinerja yang diukur tidak dapat diubah sehingga kadang-kadang justru salah menunjukkan seberapa besar potensi yang dimiliki oleh seseorang. Selain itu, metode ini kadang-kadang sangat subyektif dan banyak biasnya.

b.         Future based methods adalah penilaian kinerja dengan menilai seberapa besar potensi pegawai dan mampu untuk menetapkan kinerja yang diharapkan pada masa datang. Metode ini juga kadang-kadang masih menggunakan past method. Catatan kinerja juga masih digunakan sebagai acuan untuk menetapkan kinerja yang diharapkan. Kekurangan dari metode ini adalah keakuratannya, karena tidak ada yang bisa memastikan 100% bagaimana kinerja seseorang pada masa datang.

Pengklasifikasian pendekatan penilaian kinerja oleh Wherther di atas berbeda dengan klasifikasi yang dilakukan oleh Kreitner dan Kinicki (2000). Berdasarkan aspek yang diukur, Kreitner dan Kinicki mengklasifikasikan penilaian kinerja menjadi tiga, yaitu: pendekatan trait, pendekatan perilaku dan pendekatan hasil.

a.         Pendekatan trait adalah pendekatan penilaian kinerja yang lebih fokus pada orang. Pendekatan ini melakukan perankingan terhadap trait atau karakteristik individu seperti inisiatif, loyalitas dan kemampuan pengambilan keputusan. Pendekatan trait memiliki kelemahan karena ketidakjelasan kinerja secara nyata.

b.         Pendekatan perilaku, pendekatan ini lebih fokus pada proses dengan melakukan penilaian kinerja berdasarkan perilaku yang tampak dan mendukung kinerja seseorang.

c.         Sedangkan pendekatan hasil, adalah pendekatan yang lebih fokus pada capaian atau produk. Metode penilaian kinerja yang menggunakan pendekatan hasil seperti metode management by objective (MBO), (Kreitner dan Kinicki, 2000:303-304).

Metode-metode penilaian kinerja yang sesuai dengan pengkategorian dua tokoh di atas yang paling banyak digunakan menurut Mondy dan Noe (1993:402-414) adalah:

a.         Written Essays, merupakan teknik penilaian kinerja yaitu evaluator menulis deskripsi mengenai kekuatan pekerja, kelemahannya, kinerjanya pada masa lalu, potensinya dan memberikan saran-saran untuk pengembangan pekerja tersebut.

b.         Critical Incidents, merupakan teknik penilaian kinerja yaitu evaluator mencatat mengenai apa saja perilaku/pencapaian terbaik dan terburuk (extremely good or bad behaviour) pegawai.

c.         Graphic Rating Scales, merupakan teknik penilaian kinerja yaitu evaluator menilai kinerja pegawai dengan menggunakan skala dalam mengukur faktor-faktor kinerja (performance factor ). Misalnya adalah dalam mengukur tingkat inisiatif dan tanggung jawab pegawai. Skala yang digunakan adalah 1 sampai 5, yaitu 1 adalah yang terburuk dan 5 adalah yang terbaik. Jika tingkat inisiatif dan tanggung jawab pegawai tersebut biasa saja, misalnya, maka ia diberi nilai 3 atau 4 dan begitu seterusnya untuk menilai faktor-faktor kinerja lainnya. Metode ini merupakan metode umum yang paling banyak digunakan oleh organisasi.

d.         Behaviourally Anchored Rating Scales (BARS), merupakan teknik penilaian kinerja yaitu evaluator menilai pegawai berdasarkan beberapa jenis perilaku kerja yang mencerminkan dimensi kinerja dan membuat skalanya. Misalnya adalah penilaian pelayanan pelanggan. Bila pegawai bagian pelayanan pelanggan tidak menerima suap dari pelanggan, ia diberi skala 4 yang berarti kinerja lumayan. Bila pegawai itu membantu pelanggan yang kesulitan atau kebingungan, ia diberi skala 7 yang berarti kinerjanya memuaskan, dan seterusnya. Metode ini mendeskripsikan perilaku yang diharapkan sesuai dengan tingkat kinerja yang diharapkan. Pada contoh di atas, nilai 4 dideskripsikan dengan tidak menerima suap dari pelanggan. Nilai 7 dideskripsikan dengan menolong pelanggan yang membutuhkan bantuan. Dengan mendeskripsikannya, metode ini mengurangi bias yang terjadi dalam penilaian.

e.         Multiperson Comparison, merupakan teknik penilaian kinerja yaitu seorang pegawai dibandingkan dengan rekan kerjanya. Biasanya dilakukan oleh supervisor. Ini sangat berguna untuk menentukan kenaikan gaji (merit system), promosi, dan penghargaan perusahaan.

f.          Management By Objectives. Metode ini juga merupakan penilaian kinerja, yaitu pegawai dinilai berdasarkan pencapaiannya atas tujuan-tujuan spesifik yang telah ditentukan sebelumnya. Tujuan-tujuan ini tidak ditentukan oleh manajer saja, melainkan ditentukan dan disepakati bersama oleh para pegawai dan manajer.

Setiap metode di atas memiliki kelemahan dan kelebihannya masing-masing, sehingga tidak baik bagi organisasi untuk menggantungkan penilaian kinerjanya hanya pada satu jenis metode saja. Sebaiknya, organisasi menggabungkan beberapa metode yang sesuai dengan lingkup organisasinya, Mondy dan Noe (1993: 414).

Sumber: Hani Handoko 1985, Management Personalia dan Sumber Daya Manusia. Jogyakarta:Liberty.

http://mella.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/27590/Penilaian-Prestasi.ppt

https://samianstats.files.wordpress.com/2008/08/penilaian-kinerja.pdf

C.    Feedback.

Pendekatan dalam memberikan feedback atau umpan balik bagi karyawan.

Ketika sedang melakukan feedback kepada karyawan, maka perlu diperhatikan beberapa hal di bawah ini :

a.         Tekankan pada aspek positif prestasi kerja.

Ketika melakukan umpan balik setelah ada hasil evaluasi, maka penyampaian hasil evaluasi berupa feedback atau umpan balik haruslah dibatasi pada masalah prestasi kerja saja. Yang perlu diingat prinsip dalam umpan balik adalah perbaiki perilakunya jangan serang pribadinya. Salah satu tujuan dari feedback adalah untuk memotivasi karyawan. Oleh karena itu, fokus pada prestasi kerja yang positif. Sampaikan apa yang telah dicapai, akui dan sampaikan terima kasih. Pengakuan prestasi akan menaikan rasa bangga bagi karyawan yang bersangkutan. Hal itu akan menambah semangat dan gairah kerja bagi karyawan, dan pada akhirnya akan semakin menaikan prestasi kerja atau minimal karyawan akan berusaha mempertahankan presasi yang telah dicapai. Pengumuman untuk karyawan berprestasi di papan pengumuman, atau kalau ada bulletin perusahaan, akan membanggakan bagi karyawan.

b.         Selenggarakan review secara pribadi.

Ketika melakukan umpan balik, jagalah kewibawaan, harga diri karyawan. Manusia tidak ingin harga dirinya diobral di depan umum. Oleh karena itu kita harus menjaga kerhormatan staf, dan kerahasiaan tugas. Ketika harga diri dan kehormatan karyawan terjaga dengan baik, maka mereka juga akan menaru rasa hormat kepada atasan mereka. Komunikasi antara pimpinan dan bawahan dapat berjalan seimbang, kerharmonisan dilingkungan perusahaan terpelihara dan  dapat berjalan dengan baik, sehingga antara pimpinan dan bawahan akan saling respect. Ketika pimpinan melupakan tugas yang mungkin dianggap sepele, seperti menyapa, senyum, memberikan perhatian kecil, lambat laun dukungan batin dari karyawan akan tidak mereka peroleh. Disitulah awal kemacetan atau awal tersumbatnya komunikasi antara pimpinan dan bawahan. Pada saat komunikasi tersumbat, rasa saling curiga muncul, maka interaksi dalam lingkungan perusahaan akan mengalami kebuntuan, akan berpengaruh pada sikap dan perilaku karyawan. Dan yang paling dikuatirkan adalah tericiptanya situasi dan kondisi yang tidak kondusif, yang pada akhirnya berpengaruh pada kinerja karyawan. Akhirnya tujuan perusahaan akan sulit dicapai.

c.         Review sesering mungkin.

Review dengan karyawan harus dilakukan sesering mungkin. Review dimaksudkan untuk mengkomunikasikan prestasi atau kemajuan yang telah mereka capai. Rewiew atas hasil yang telah diperoleh, bagaikan peralatan GPS (Geographical Position System), secamam alat penentu posisi koordinat kita. Melalui GPS, kita akan tau posisi kita, sehingga kita bisa mengarahkan arah kita untuk menuju tujuan yang kita hendak capai.  Dengan Review, kita bisa mengetahui posisi prestasi kita ada dimana. Dengan demikian kita akan mengambil sikap dan langkah untuk maju atau mengubah arah agar bisa sampai ke tujuan kita.

Dengan Review dimaksudkan supaya membantu karyawan untuk bisa maju, walaupun  terkadang harus membutuhkan kesabaran, karena butuh proses yang lama, dan harus diulang dan di ulang.  Sejauh karyawan masih ada niat, ada kemuan untuk memperbaiki kinerjanya, dan ada progress yang ditunjukan dari waktu ke waktu, feedback harus berjalan terus. Nilai positif semakin ditonjolkan untuk meyakinkan karyawan bahwa mereka sedang mengalami kemajuan.

d.        Ajukan kritik spesifik yang khusus, bukan yang umum.

Memberikan kritik atau suatu koreksi untuk prestasi kerja, harus lakukan secara specifik menuju kepada point kelemahan yang membutuhkan atensi karyawan untuk diperbaiki. Konsultasi tidak boleh meluas dan menjadi tidak ada arah. Feedback harus to the point, dimana yang harus diperbaiki. Akui bahwa ada kemajuan dipoint tertentu, namun masih ada bagian yang harus diperbaiki, tunjukan dengan jelas dimana yang harus diperbaiki. Tekankan bahwa sesungguhnya karyawan tersebut bisa berkembang, karena sudah ada bukti di point tertentu ada kemajuan. Tinggal butuh lebih serius, lebih sungguh-sungguh. Berikan keyakinan bahwa karyawan tersebut pasti bisa berkembang dan mencapai prestasi yang lebih baik.

e.         Tenang, dan tidak berdebat dengan orang yang di review.

Karyawan adalah parterner kerja dari manajer, yang membantu manajer mensukseskan tugas dibawah pengawasan manajer.  Sebagai partner kerja, janganlah berdebat dengan mereka. Perlakukanlah mereka sebagai sahabat, sebagai manusia yang perlu kita hormati, jaga perasaannya. Selama masih ada possibility untuk diperbaiki, lakukan upaya untuk meperbaiki kinerja yang kurang baik tersebut.

Berdebat tidak akan membawa perubahan yang berarti bagi karyawan, malah hanya akan memancing ego mereka naik. Kalau sampai menyentuh masalah ego seseorang, maka semakin sullit memperoleh respond yang baik dari karyawan. Oleh karena itu, harus fokus pada prestasi, galilah informasi yang penting dari karyawan untuk dapat membantu mereka melakukan langkah perbaikan.

Usahakan karyawan sampai menyadari kekeliruan, kesalahan atau kegagalan mereka dalam mencapai prestasi yang baik. Ajak mereka agar mau memperbaiki, dan mau bekerja sama untuk mencari solusi atas masalah, kendalah yang mereka hadapi. Dengan komunikasi yang efektif, pemberikan perhatian yang tulus, niatan baik untuk membantu, maka akan membangun kesadaran mereka atas prestasi yang ada, mengerti alasan kenapa kurang, tunjukan dan ajarkan cara memperbaikinya. Saya percaya dengan komunikasi yang efektif, lambat laun prestasi, kinerja karyawan dapat diperbaiki.

f.          Tunjukan keinginan untuk membantu karyawan untuk menaikan perstasi.

Pendekatan kemanusiaan selalu menjadi kunci utama dalam mempimpin karyawan. Oleh karena itu, tunjukan kepada karyawan sewaktu melakukan feedback, bahwa perusahaan pada prinsipnya mau membantu karyawan untuk maju. Ketulusan, kejujuran kita dalam menilai, niat yang sungguh-sungguh untuk membantu karyawan, mereka bisa rasakan dan bisa baca. Kalau sampai ketulusan kita, kejujuran dan kesungguhan kita membantu karyawan akan menyentuh batin mereka, maka akan menstimulasi kesadaran mereka. Ketika rasa batin mereka, rasionalitas mereka terbuka, maka akan membawa pengaruh pada sikap dan perilaku karyawan menuju ke perubahan yang lebih baik.  

g.         Ahkiri periode evaluasi dengan menekankan aspek positif prestasi kerja karyawan.

Setiap mengakiri suatu evaluasi dan feedback, selalu beritahukan nilai baik mereka. Fokus pada prestasi baik mereka, supaya mereka lebih termotivasi untuk memperbaiki point-point yang masih lemah. Dorong mereka untuk lebih semangat. Arahkan pikiran mereka untuk melihat jauh kedepan, dorong mereka untuk lebih berimajinasi. Lakukan visualisasi diri jauh kedepan, komnfirmasikan dengan iman, keyakinan diri, maka dengan pertolongan Tuhan, apa yang mereka angan-angankan dapat terwujud, dapat tercapai.

D.    Kecepatan, Ketepatan dan Ketegasan dalam pemberiah Punisment and Reward.

Kunci untuk menegakkan aturan, menciptakan kedisiplinan adalah Kecepatan, Ketepatan dan Ketegasan dalam mengambil tindakan. Menunda memberikan sangsi atau Punishment bagi pelanggar aturan, ketentuan hukum, hanyalah menghilangkan kewibawaan para pemimpin dan paran penegak hukum.

Kesalahan, pelanggaran jangan diberi ruang untuk berkembang sejengkalpun. Itulah prinsip yang harus dipegang. Sekali kita memberikan torelansi, kompromi, maaf, maka akan melemahkan penegakkan aturan, atau disiplin dalam lingkungan kerja, ataupun di masyarakat.

Rasa kasihan, rasa sayang, rasa ibah, rasa prihatin, rasa tidak tega, dengan alasan apapun,  tidak dapat digunakan untuk membela kesalahan dan pelanggaran.

Saya sangat terinspirasi dengan seorang dosen di Universitas Klabat sewaktu saya masih menempuh pendidikan di perguruan tinggi tersebut. Prof Dr. Daniel Kambey. Salah satu dosen yang saya sangat banggakan. Beliau sangat ramah, baik kepada siapa saja di Kampus. Waktu itu, beliau menjabat sebagai Purek III, membidangi Urusan Kemahasiswaan. Masalah aturan, pendisiplinan, ijin keluar masuk kampus, semua ada di bawah kendali beliau. Prof. Dr Kambey sangat baik, selalu senyum dan ramah kepada Mahasiswa. Namun jangan coba-coba bernegosiasi kalau sudah masalah disiplin. Dikampus kami waktu itu, ada 4 (empat) hal yang tidak bisa dikompromikan, yaitu, kasus pencurian, kasus perkelahian, kasus mabuk karena alkohol atau karena mengkonsumsi obat terlarang, dan kasus mengisap rokok. Untuk 4 (empat) macam kesalahan tersebut, mahasiswa langsung dikeluarkan dari Kampus, dan tidak bisa mengikuti kegiatan perkuliahan selama 1 (satu) semester.

Ada beberapa kasus, dimana ada anak dari pengerja di Misi Gereja Advent, karena telah kedapatan melakukan salah satu dari 4 (empat) bentuk pelanggaran tersebut, tetap tidak ada toleransi. Semuanya dikeluarkan dari Kampus.  Itulah sebabnya sewaktu saya kuliah di Kampus tersebut, jarang terjadi kasus menyangkut 4 (empat) jenis penlanggaran tersebut. Karena sangsinya berat dan tidak ada kelonggaran sedikitpun dari Prof. Dr.  Daniel Kambey. Sungguh luar biasa beliau tersebut. Sangat dekat dihati Mahasiswa karena kebaikan, keramahannya, dan perhatiannya, namun sangat dihormati, disegani karena ketegasannya.

Dalam menyikapi hasil evaluasi, para atasan langsung di perusahaan haruslah memperhatikan hasil evaluasi tersebut. Segera ambil sikap setelah melakukan evaluasi dengan melakukan hal-hal sbb :

1.             Kalau hasil evaluasi baik, maka pada saat feedback, langsung berikan Reward. Reward pertama dalam bentuk pujian secara lisan. Ambil tindakan cepat dan tepat untuk mengkui setiap prestasi yang baik. Setelah pujian, lanjutkan dengan memberikan hadiah dalam bentuk materi. Pemberikan materi, tentu harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi perusahaan. Mungkin kenaikan gaji, pemberian bonus khusus atau berupa promosi jabatan. Apapun jenis hadiahnya, yang penting adalah harus diberikan sesegera mungkin. Untuk ketepatan hadiah yang diberikan, atasan langsung yang paling tau, serta perusahaan dimana karyawan bekerja yang paling mengetahui situasi dan kondisi perusahaannya.

2.             Kalau hasil evaluasi tidak baik, atau performancenya rendah, makan perlu dilihat lagi 4 ( empat) hal sbb :

a.      Apakah prestasi rendah dikarenakan karyawan belum tau mengerjakan tugasnya, sehingga belum mahir melakukannya, namum masih ada kemauan untuk bekerja, maka dalam kasus tersebut, perusahaan harus mengambil sikap agar dengan segera memberikan pelatihan, baik itu berupa inhouse training, atau mengirim mengikuti pelatihan di institusi lain yang secara khusus menyelenggarakan pelatihan tersebut.

b.      Kalau prestasinya buruk karena kesalahan rekrutmen atau penempatan kerja, namun karyawannya ada kemauan kerja, menunjukan loyalitas yang baik, dan mudah diatur, maka harus dilakukan rotasi ke tempat kerja yang lain dalam lingkungan perusahaan tersebut.

c.       Jika prestasi yang rendah karena salah dalam rektrutmen, dan kesalahan yang diperoleh waktu wawancara, dan dari hasil evaluasi karyawan tersebut tidak bisa bekerja sama, serta tidak menunjukan etikat yang baik, maka harus dengan segera dilakukan pemutusan hubungan kerja, apalagi kalau masih dalam masa percobaan.

d.      Jika prestasi yang rendah dikarenakan oleh motif tidak baik, dan karena sikap mental yang buruk, jika masih dalam masa percobaan, segera lakukan pemutusan hubungan kerja. Namun kalau sudah melewati masa percobaan, dan sudah diangkat menjadi karyawan tetap, maka segera berikan sangsi berupa teguran lisan, kalau belum berubah, disusuli dengan teguran tertulis sampai 3 kali, mengikuti aturan depnaker. Setelah peringatan ke tiga masih juga tidak ada perubahan, maka harus segera lakukan pemutusan hubungan kerja.

Catatan khusus : Untuk kasus menyangkut pelanggaran pada disiplin kerja, dan sudah terjadi pelanggaran hukum, maka harus segera diambil tindakan untuk membebas tugaskan karyawan dari jabatan, atau tugasnya, dan tidak boleh terlibat dalalm aktifitas perusahaan, dan harus dirumahkan. Gajinya disesuiakan tergantung pada kebijakan perusahaan. Apabila keputusan perkara sudah memiliki kekuatan hukum tetap, maka harus dilakukan pemutusan hubungan kerja, dengan membayar seluruh haknya yang melekat diperusahaan.

F.   Rangkuman dari tahapan ketiga dalam fungsi SQM – Super Quick Management yaitu “Appraisement” adalah sbb :

1.      Evaluasi hendaknya dilakukan untuk maksud memotivasi bagi karyawan yang berprestasi baik, untuk dapat mempertahankan atau lebih memacu prestasinya serta membangun kesadaran bagi karyawan yang berprestasi redah, untuk segera berpacu untuk mencapai prestasi yang lebih baik.

2.      Evaluasi dimanfaatkan untuk rencana kenaikan gaji, promosi dan penjenjangan karir bagi karyawan yang berprestasi.

3.      Evaluasi dimaksudkan untuk menjadi sarana survey bagi perusahaan untuk mengetahui perkembangan yang terjadi ditengah karyawan, dan dijadikan dasar untuk menentukan kebijakan perusahaan kedepan.

4.      Evaluasi harus dibangun dalam prinsip; objektif, memotivasi, menjunjung tinggi kejujuran, serta didukung oleh data yang valid dan reliable.

5.      Hasil evaluasi haruslah disampaikan kepada karyawan dalam bentuk feedback.

6.      Feedback yang baik haruslah dilakukan dengan memperhatikan aspek;

a.       Penekanan pada prestasi saja, tidak melibatkan masalah pribadi.

b.      Menonjolkan privacy (kerahasiaan) seseorang. Karena setiap orang ada harga diri yang selalu dijaga. Oleh karena itu melakukan feedback harus dilakukan secara pribadi dan dengan komunikasi yang efektif.

c.       Lakukan review sesering mungkin, untuk menunjukan bahwa kita ada perhatian kepada karyawan. Untuk bisa memantau perkembangan dari waktu ke waktu. Dan sarana untuk pendekatan yang efektif kepada karyawan.

d.      Lakukan penekanan pada aspek yang positif dan harus spesifik, agar karyawan mengetahui langsung pada aspek mana yang sudah baik, dan pada aspek mana yang harus diperbaiki.

e.       Hindari berdebat dengan karyawan ketika sedang melakukan feedback.

f.       Tekankan bahwa dalam melakukan feedback adalah upaya menolong karyawan bukanlah upaya mencari salah atau kelemahan.

g.      Lakukan upaya yang membangunkan semangat, dan akhiri pertemuan dengan kesan yang baik bagi karyawan.

7.      Tindakan yang harus dilakukan menyikapi hasil evaluasi adalah ;

a.       Jika hasil evaluasi baik, segera berikan penghargaan berupa ucapan terima kasih, pujian dan janji kenaikan gaji, atau promosi serta rencana promosi bagi karyawan tersebut. Untuk membicarakan kenaikan gaji, promosi, dan jenjang karir harus dilakukan lebih hati-hati, perhatikan kondisi perusahaan.

b.      Jika hasilnya kurang baik, perlu deperhatikan hal sebagai berikut ;

-          Kalau karyawan punya keinginan bekerja, namun belum menguasai pekerjaan, maka perlu diberikan training.

-          Kalau prestasi tidak baik hanya karena kesalahan rekrutment dan kesalahan penempatan kerja, lalukan rotasi kerja ketempat yang lebih cocok.

-          Kalau karyawan tidak punya keinginan bekerja, karena merasa kurang cocok dengan pekerjaan tersebut, kalau masih dalam masa percobaan, cepat dilakukan pemutusan hubungan kerja.

-          Kalau karyawan tidak punya keinginan bekerja, serta ada motif lain yang bisa merugikan perusahaan, kalau sudah melewati masa percobaan maka perlu dilakukan peringatan, mulai dari peringatan lisan, lalu tertulis samapi 3 kali, sesuai ketentuan depnaker. Dan kalau sampai 3 kali peringatan tertulis namun tetap tidak ada perubahan, lakukan upaya pemutusan hubungan kerja dengan mengacu kepada ketentuan depnaker.

8.      Dalam kasus karyawan melakukan kesalahan fatal yang merugikan perusahaan seperti mencuri, atau secara sengaja merusak barang milik perusahaan, harus dengan segera dilaporkan ke pihak berwajib, dan dilakukan pe-non-aktifan karyawan dari tugasnya, lalu di rumahkan, sampai ada keputusan pengadilan yang mempunyai kekuatan hukum tetap, baru dilakukan pemutusan hubungan kerja, dengan mengacu kepada ketentuan depnaker.

Demikianlah keseluruhan proses manajemen SQM – Super Quick Management ini saya sampaikan untuk dapat dijadikan panduan dalam menjalankan fungsin management dengan mengedepankan hubungan kemanusiaan yang berdasarkan Cinta Kasih, dipadukan dengan penerapan sikap Cepat, Tepat dan Tegas dalam menyikapi setiap perilaku dan kinerja karyawan. Semoga buku ini bisa bermafaat bagi para Supervisor, Manajer atau Pimpinan di perusahaan, lembanga sosial, ataupun di institusi pemerintah dalam menjalankan aktifitas manajement pada lingkungan masing-masing. Semoga Tuhan selalu menolong kita semua. Amin.

HUBUNGI SAYA DI

email : lombohelfried@gmail.com

Phone: +6281385893809; +6281293766633