SQM - SUPER QUICK MANAGEMENT - BAB IV - ACTION

IV. ACTION

Fungsi ke dua dalam SQM – Super Quick Management adalah “ACTION.”

Pada tahapan ini adalah tahanpan implementasi dari suatu Master Plan (Rencana Induk), Action Plan (Rencana Aksi) yang telah disusun pada tahanpan pertama dari SQM – Super Quick Management. Dimana pada tahanpan pertama saya telah menyebut sebagai tahanpan “INVOLVEMENT.” Pada tahapan “INVOLVEMENT” adalah tahapan perencanaan, namun lebih menekankan kepada pendekatan Manusia.

Setelah perencanaan yang telah dibuat dengan melibatkan karyawan tersebut maka pada tahapan kedua adalah tahapan implementasi, tahapan eksekusi yang saya sebut sebagai tahapan Action atas rencana induk (master plan) atau rencana aksi (action plan) atau suatu program, bahkan project yang telah disusun pada tahapan pertama.

Suatu rencana disusun sebaik apapun, kalau tidak dilaksanakan, atau pelaksanaannya ditunda, maka akan merugikan perusahaan. Karena dengan penundaan tersebut, perusahaan bisa kehilangan banyak kesempatan, seperti kesempatan memperoleh keuntungan yang besar, kesempatan untuk penetrasi pasar, kalau itu berupa produk, kesempatan untuk menempatkan iklan lebih awal, bahkan bisa kehilangan momentum yang tepat seperti lebaran,  natal, dan imlek, dimana pada saat itu ekonomi pasti lagi panas,  dan ada banyak kesempatan yang hilang akibat tertundanya eksekusi dari rencana yang telah disusun.

Kalau kita mutar-mutar kota Jakarta, kita bisa menyaksikan ada beberapa bangunan yang sudah beberapa tahun tidak mereka teruskan. Masih terlihat kerangka bangunan yang menjulang tinggi, namun tidak kunjung selesai dibangun. Walaupun kita tidak mengerti akar masalahnya, namun sudah dapat dipahami ada yang salah dalam perencanaan serta eksekusi dari proyek tersebut. Perencanaan yang kurang matang, dan eksekuti yang tidak sempurna akan menyebabkan proyek, program, event tidak bisa berjalan dengan baik. Itulah sebabnya tahapan Action merupakan tahapan yang sangat penting, karena pada tahapan itulah rencana yang telah dibuat harus dieksekusi.

Pernah suatu waktu saya dapat undangan untuk mengikuti seminar. Sesuai dengan jadwal yang dikirim, ada pembicara-pembicara yang hebat, bahkan ada pejabat Negara penting yang dijadwalkan akan memberikan materi pada seminar tersebut. Pada hari pelaksanaan seminar tersebut, kami yang hadir kecewa, karena ternyata yang membawakan materi tidak seperti yang kami harapkan pada waktu itu. Pembicara yang datang semua pembicara pengganti. Situasi seperti ini tentu sangat mengecewakan bagi para peserta seminar yang hadir. Sudah bayar mahal, namun yang datang tidak sesuai dengan ekspektasi dari peserta seminar. Ini adalah salah satu contoh eksekusi yang tidak berhasil. Apa yang dilakukan atau dikerjakan tidak sesuai dengan apa yang telah mereka rencanakan.

Itulah sebabnya, pengawalan dalam eksekusi sangat diperlukan, agar apa yang telah direncanakan dapat berjalan dengan baik. Pastikan semua pihak yang bertanggun jawab telah melaksanakan tugasnya dengan baik. Kalau ada Tahapan pelaksanaan dari perencanaan bisa berbeda-beda, tergantung pada kegiatan apa yang akan dilakukan. Namaun secara umum dalam pelaksanaan suatu perencanaan diperlukan eksekusi dan pengawasan (pengawasan).

A.       Tahapan Execution (Eksekusi) atau Implementation (Implementasi).

Tahapan ini juga berbagai macam ragamnya, tergantung jenis kegiatan yang akan dilakukan. Yang perlu diingat pada tahapan eksekusi adalah ada tahapan awal, atau memulai, ada kelanjutan atau proses dari kegiatan, dan akhir dari kegiatan. Setiap kegiatan pasti ada input, ada proses, dan ada output. Itu sudah merupakan hukum kehidupan. Mulai dari lahir, proses kehidupan, lalu meninggal. Itulah satu siklus yang normal, siklus yang harus dilewati. Kalau dalam kegiatan proyek, tentu ada peletakan batu pertama (groundbreaking), lalu ada proses pelaksanaan proyek, dan ada masa gunting pita, atau peresmian suatu proyek yang disertai dengan laporan penyerahan proyek. Kalau mau memasuki rumah tangga, diawali dengan kesepakatan untuk melakukan hubungan pacaran. Sang perjaka menyatakan cintanya kepada sang gadis, kemudian sigadis menerima cinta dari sang perjaka. Lalu mereka sepakat menjalani proses kedua yaitu proses berpacaran, lalu hasilnya dimana kedua pasangan ini setuju untuk menikah. Itulah keseluruhan siklus yang harus ditempuh oleh kedua pasangan mudah mudi ketika berencana untuk berumah tangga. Itulah satu siklus lengkap, siklus yang sempurna yang harus dijalani dalam kehidupan ini.

Saya pernah mengalami suatu proses kuliah yang tidak tuntas. Dan itu sungguh merupakan kesalahan terbesar yang pernah saya lakukan dalam hidup saya. Walaupun akhirnya saya menyadari akan kesalahan tersebut, lalu memperbaikinya kembali. Sewaktu kuliah di Universitas Klabat, oleh karena tawaran kerja akhirnya saya melupakan tujuan saya. Proses yang sedang berlangsung saya hentikan, sehingga saya tidak dapat menuntaskan kuliah saya di Universitas Klabat. Selesai semester VII, kebetulan waktu itu ada liburan semester, saya dapat tawaran kerja di KUD Tombulu di Tomohon. Akhirnya karena tergiur dengan tawaran gaji, saya memutuskan untuk meninggalkan kuliah. Dan saya tidak sempat menamatkan kuliah saya di Universitas Klabat. Kekeliruan ini saya ingin share kepada adik-adik yang lagi kuliah, untuk tidak mengikuti langkah yang keliru tersebut. Kalau lagi kuliah, jangan sampai terpikir untuk berhenti, dan berharap akan melanjutkan lagi. Sebaiknya harus fokus kuliah sampai selesai, baru pikirkan cari pekerjaan. Kecuali karena tuntutan ekonomi, lalu terpaksa harus bekerja, bisa juga diambil langkah kerja sambil kuliah. Namun harus diingat bahwa tujuan utama adalah menyelesaikan pendidikan. Ikuti keseluruhan siklus dari kehidupan itu,  ada awal, ada proses, dan ada akhir. Kalau masa sekolah, ada masa mendaftar sekolah, ada proses belajar, dan ada masa penamatan yang ditandai dengan penyerahan ijazah. Kalau di pabrik ada input produksi, ada proses produksi, dan ada output dari produksi. Pada masa implementasi yang perlu diperhatikan adalah keseluruhan proses dari input, proses, dan output.

Pada usaha yang ada hubungannya dengan menjual jasa atau produk, pada tahapan eksekusi ini biasanya diawali dengan Launching. Sedangkan kalau pada project biasanya diawali dengan peletakan batu pertama ( groundbreaking),  pada organisasi lain biasanya diawali upacara pembukaan (opening ceremony). Apapun namanya, yang penting pada acara mengawali eksekusi tersebut harus dilakukan publikasi yang kuat baik media elektronik, maupun media cetak, bahkan saat ini sudah harus juga disertai dengan media online, media sosial. Seremonialnya hanyalah sebagai prime mover-nya saja. Yang diperlukan justru momentun untuk publikasinya, agar publik mengetahui bahwa ada launching atau peluncuran suatu produk, ada proyek yang mulai dibangun, atau ada suatu organisasi yang baru didirikan, atau perusahaan yang baru saja memulai kegiatannya.

Selain publikasi, juga perlu dilakukan dokumentasi. Karena dokumentasi sangat diperlukan dalam pembuatan company profile, ataupun organization profile. Ini semua diperlukan dalam rangka membangun Corporate image (pencitraan perusahaan) dan company brand (merek dari perusahaan). Hal ini sangat penting untuk memberikan penguatan pada penyusunan strategi marketing, untuk perusahaan yang bergerak pada penjualan jasa dan produk.

Sebaik apapun kualitas suatu produk, kalau strategi pemasarannya keliru, maka pruduk tersebut belum tentu akan laku. Oleh karena itu, iklan dan promosi perlu dibuat sekuat mungkin untuk mendongkrat pencitraan perusahaan melalui image building dan penguatan merek dagang (brand strengthening) agar bisa menarik minat dari calon pembeli. Tujuan dari pemasaran adalah mendorong suatu produk agar dikenal dan menarik perhatian calon konsumen, serta menggiring pikiran calon pembeli untuk membuat keputusan memilih produk yang  ditawarakan.

Ada berbagai strategi yang dapat dilakukan dengan mengkombinasikan strategi marketing mix with 7 P, yaitu Product, Pricing, Place, Promotion, People, Process and Physical evidence. Dengan mengintegrasikan seluruh strategi pemasaran tersebut, maka diharapkan akan dapat menembusi seluruh target pasar yang sudah ditetapkan dalam Marketing Plan.

Saya teringat waktu bergabung di Mobisel, perusahaan jasa Sellular.  Mobisel awalnya hanya menjual jasa telepon mobil. Mamun dengan munculnya teknologi Sellular, maka Mobisel juga mengembangkan sayap bisnisnya ke pelayanan jasa Sellular. Untuk dekenal oleh masyarakat, maka dibuatlah acara lounching untuk produk hand phone dari Mobisel. Panitia untuk menyiapkan acara loaunching telah disiapkan. GM kami waktu Bule dari Amerika. Beliau sangat teliti memantau, bahkan mengecek langsung persiapan launching tersebut. Jadwal acara, PIC (person in charge), persiapan publikasi beliau periksa dengan sangat teliti. Siapa yang menjadi spoke person (artis atau public figure yang dipakai untuk bintang iklan), jam tayangpun beliau harus atur supaya masuk pada jam tayang yang cocok, dan dapat menjangkau taget market. Kalau target marketnya adalah anak mudah, maka diupayakan siarannya malam hari sebelum jam 10 malam. Kalau target market ibu-ibu, jam tayangnya dipilih pagi hari. Intinya jam tayang harus dipilih dan diusahakan bisa menjangkau banyak orang. Semua detail dari acara launching tesebut beliau periksa satu-persatu, dan tidak ada yang lolos dari pengamatan beliau, semua dipastikan bahwa tidak ada yang terlewati atau belum beres.

Keberhasilan eksekusi awal suatu acara, suatu program atau suatu proyek tidak luput dari peran manajer. Manager tidak bisa hanya dengar laporan, tanpa melakukan pengecekan langsung. Sebab acara launching atau apa saja jenis acara untuk memulai suatu pelaksanaan, harus dipastikan berjalan dengan baik.

Kalau untuk organisasi sosial dengan dipublikasikannya acara pembukaan (opening ceremony) akan memperkenalkan organisasi yang telah dirikan, dengan harapan akan banyak masyarakat yang bergabung dalam organisasi yang baru saja di perkenalkan tersebut. Sekali lagi bahwa seperti apa bentuk kegitan waktu pembukaan tergantung dari tujuan organisasi, serta ruang lingkup dari organisasi tersebut. Dalam setiap kegiatan harus ada pengarahan yang jelas, panduannya, lalu harus ada pengawasan dan evaluasi, feedback dan pembinaan. Komunikasi dengan bawahan harus berjalan baik, namun dalam hal ada kesalahan yang kelihatan berakibat fatar, harus ada tindakan tegas. Jangan berikan peluang karyawan melakukan tindakan yang negatif.

Ketika saya menjalankan usaha tambang di Nabire, saya menjaga hubungan yang baik dengan karyawan saya. Selain saya turun tangan kerja, setiap hari sabtu sore setelah kami mendulang emasnya, kami adakan meeting, untuk mereview semua kendala atau hambatan. Kami perhatikan hasil dalam 1 minggu, dan kami pelajari kenapa turun atau kenapa melonjak. Dan pengendalian dilakukan dengan sangat ketat. Semua karyawan, tidak memandang orang dekat atau kepala grup, semua di scan pakai metal detector. Pintu masuk ke lubang tambang setiap habis kerja, digembok untuk memastikan tidak ada orang yang masuk dimalam hari untuk melakukan hal-hal yang tidak diinginkan. Semua ruang memungkinkan ada kebocoran, saya tutup. Karena saya ikut kerja, tanpa mereka sadar, saya mencari tau cela para penambang mencuri emas.

Pernah pada suatu hari, saya dapat informasi, ada karyawan yang mencuri emas.  Salah satu anak yang dipercaya jadi petugas paling depan, yang membuka lubang dan mengikuti jalur emas, biasa mereka istilakan tukang pukul lubang. Pekerja yang paling rawan di tambang adalah mereka yang bekerja paling depan, yang mereka sebut tukang pukul. Karena tugasnya adalah merombak batu, dan mengikuti jalur emas, sehingga kalau mereka mau nakal ya dialah yang paling banyak dapat untung, karena jenis emas di Papua sudah dalam bentuk emas jadi, berbentuk biji, yang tidak perlu lagi diproses. Ukurannya juga bervariasi mulai dari 1 gram sampai 100 gram, bahkan ada yang sampai ukuran 1 kg satu biji. Namun yang paling banyak ukurannya adalah 1 gram sampai 5 gram satu biji. Itulah sebabnya pekerja harus diseleksi betul. Pedekatan kemanusiaan harus dilakukan, sambil pengendalian juga dilakukan dengan ketat, dan diperlukan ketegasan dari kepala grup dan juga pemilik usaha tambang tersebut.

Kembali ke anak buah tukang pukul yang ketahuan melakukan tindakan yang tidak terpuji. Setelah mendapat informasi dari orang kepercayaan saya bahwa ada tukang pukul lubang yang menyebunyikan emas, malam hari selesai makan malam, saya panggil karyawan tersebut ke kamar saya. Kami ngobrol 4 mata. Saya ajak dia berdoa, lalu saya tanya secara baik-baik. Gerakan mata dan ucapannya saya pantau, sehingga dia takut sekali mau dusta. Dan melalu teknik interogasi yang telah saya miliki, akhirnya dia mengaku bahwa benar dia menyembunyikan emas. Saya minta untuk dia kembalikan, lalu besoknya saya pesan helicopter, saya ajak dia pulang, dan saya juga ikut pulang ke Kota. Dengan ketegasan itu, tidak ada lagi pegawai yang berani melakukan pencurian. Karena diatara pelerja tersbut, saya sudah tempatkan 2 orang kepercayaan saya yang ikut bekerja dengan mereka untuk mengawasi gerak gerik mereka.

Dalam mengawasi pekerjaan, maka paling penting adalah pendekatan kemanusiaan. Perhatian, sapaan yang mungkin sederhana tapi menyentuh, banyak memberikan pengarahan dan melakukan pengawasan yang ketat, evaluasi dan pembinaan. Semua langkah itu harus kita lakukan untuk memastikan bahwa pekerjaan telah berjalan sesuai dengan rencana, tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai. Manajer harus menjaga hubungan yang baik dengan karyawan untuk mendapatkan respect, rasa hormat dan rasa segan kepada pimpinan.  Lakukan tindakan pencegahan lebih banyak. Arahkan pikiran mereka untuk selalu takut akan Tuhan, bimbinglah mereka dengan rasa cinta kasih. Maka pikiran untuk berbuat yang tidak benar tidak akan muncul. Rasa hormat, enggan, segan kepada atasan akan muncul. Ketika kita menerapkan disiplin, mereka akan mengerti, dan tidak bisa marah kepada kita. Itulah yang selalu saya terapkan dalam kepemimpinan saya selama 33 tahun bekerja dengan orang lain baik sebagai bawahan, maupun sebagai manajer dan direksi.

Keberhasilan dalam memimpin adalah merupakan hasil totalitas dari pemahaman akan sifat, sikap, watak yang mempengaruhi perilaku seseorang.  Pemahaman akan kecenderungan, keinginan dan kebutuhan individu, perlakuan yang selalu mengutamakan prinsip cinta kasih, sehingga selalu kita wujudkan dalam bentuk perhatian, melakukan bimbingan, dan pengarahan. Serta melakukan perbaikan, ketika melakukan tugas pengawasan atau supervisi, lalu bertindak dengan cepat, tepat dan tegas dalam menanggapi setiap hasil evaluasi atau pengamatan atas kenerja dan prilaku dalam lingkungan kerja.  Dengan memahami seluruh apa yang telah saya uraikan di atas itulah yang akan menentukan keberhasilan tugas seorang manajer atau pemimpin dalam menjalankan tugasnya.

B.       Supervision (supervisi/pengawasan)

Pengawasan – adalah suatu fungsi dari manajement untuk memastikan suatu pekerjaan telah dilakukan dengan baik. Tugas pengawasan adalah tugas yang paling sulit dari semua tugas terkait produksi. Pengawasan  harus terus berlangsung selama ada aktifitas. Hal ini haruslah dipahami karena banyak supervisor baru menyadari bahwa ada sesuatu yang "salah" ketika mereka terus-menerus dihadapkan pada masalah yang berkaitan dengan tenaga kerja. Proses pengawasan adalah proses yang berlangsung secara terus menerus selama proyek, program, selama perusahaan atau organisasi berjalan.

Semua pekerjaan membutuhkan usaha koordinasi. Selama ada kegiatan dan melibatkan orang lain yang ditugaskan melakukan suatu pekerjaan, maka fungsi pengawasan harus berjalan. Namun tidak cukup hanya sampai pada mempekerjakan atau memberikan tugas kepada karyawan saja. Manajer juga harus memberikan petunjuk yang jelas, yaitu petunjuk khusus tentang apa yang harus dilakukan, dan bagaimana tugas itu dilakukan, memantau pekerja yang sementara dilaksanakan, serta menuntut pertanggung jawaban hasil yang jelas atas pekerjaan yang dipercayakan kepada mereka. Dalam pelaksanaan tugas atau pekerjaan perlu dingat adalah; Pertama, perlu ada petunjuk khusus tentang apa yang harus dilakukan. Kedua,  harus dilakukan pemantauan secara berkala untuk memastikan bahwa perkerjaan sedang dilakukan berjalan sesuai rencana, tujuan dan sasaran dapat dicapai. Ketiga  memastikan bahwa hasil dan mutu pekerjaan sesuai dengan harapan perusahaan.

Mengharapak karyawan melakukan suatu pekerjaan dengan benar tanpa suatu petunjuk dan pengarahan yang jelas, tanpa pengawasan yang ketat adalah sangat mustahil. Setiap tugas yang diberikan kepada karyawan membutuhkan instruksi yang jelas, ada upaya pengawasan yang terus menerus dilakuan, serta pertanggung jawaban yang jelas dari karyawan. Itulah inti dari pengawasan (supervision).

B.1. Definisi dari Pengawasan (Supervision).

Untuk memahami apa yang dimaksud dengan pengawasan (supervision), maka saya perlu menyampaikan pergertian dari pengawasan sbb :

1.             Sarwoto (1987:93) : pengawasan adalah kegiatan manajer yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki.

2.             Siagian (1970:107) : pengawasan sebagai proses pengamatan dari pada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjalin agar semua pekerjaan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang telah di tentukan sebelumnya .

3.             Handoko (1995:359) : pengawasan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Hal ini berkaitan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai dengan yang direncanakan.

4.             Soekarno K (1968:107) : pengawsan sebagai suatu proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan, agar apa yang diselenggarakan sejalan dengan rencana.

Dari pengerian diatas maka saya dapat memberikan difinisi bahwa pengawasan (Supervsion) adalah kegiatan manajement untuk menjamin bahwa keseluruhan proses kegiatan yang sedang dilakukan mulai dari proses awal, proses berlangsungnya kegiatan dan proses akhir telah berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, serta memastikan bahwa hasil dan mutu dari pekerjaan tersebut telah memenuhi harapan dari perusahaan atau organisasi.

B.2 Prinsip dari Supervision (Penagawasan)

       Prinsip dalam Pengawasan (Supervision) sangat diperlukan oleh seorang manajer atau pimpinan dalam melakukan pengawasan. Berikut saya coba memberikan prinsip dalam Pengawasan (Supervision)  sbb:

a.             Supervision standard.

                 Perencanan yang merupakan bagian dari fungsi Involement yaitu fungsi pertama SQM – Super Quick Management haruslah dijadikan patokan dalam Supervision. Perencanaan hendaklah selalu dijadikan standar dalam pengawasan. Dengan menempatkan suatu perencanaan sebagai standar, maka pekerjaan pengawasan menjadi jelas, terarah. Tanpa suatu standar yang jelas, maka pengawasan menjadi tidak objektif, dan mudah menimbulkan maasalah.

Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk menjamin berjalannya pekerjaan sesuai rencana, dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Namun dalam melakukan pengawasan, harus dihindari konflik. Oleh karena itu, pengawasan harus dilakukan seobjectif mungkin. Selain ada perencanaan yang memuat jadwal, anggaran, perlu ada sistem dan prosedur yang harus juga diikuti untuk melakukan suatu perkjaan. Peraturan menyangkut kegiatan yang sudah ditetapkan, hendaklah dijadikan acuan dalam melakukan pengawasan tersebut.

Waktu keluar masuk bekerja, harus diperhatikan. Begitu ada pegawai terlambat, jangan tunggu evaluasi lagi baru ditegur, tapi langsung saja dilakukan teguran. Karena hal-hal seperti itu tidak boleh luput dari pengawasan dari supervisor atau manajer. Jangan pernah toleransi sedikitpun terhadap kesalahan.  Kecepatan, ketepatan dan ketegasan dalam memberikan sangsi sangat dibutuhkan, dengan tetap mendahulukan pendekatan kemanusiaan. Karyawan bukanlan musu dari supervisor atau manajer. Karyawan adalah asset utama untuk menentukan keberhasilan dan majunya suatu perusahaan. Akan tetapi ketegasan harus tetap dijalankan. Kebaikan dan ketegasan harus berjalan seirama dan seimbang. Itulah yang dimaksud dengan hubungan yang setara dan seibang yang perlu ditonjolkan dalam SQM – Super Quick Management.

b.            Full delegation authority.

                 Pengawas haruslah mendapat kewenangan yang jelas, sehingga menjadi dasar untuk melakukan tugas. Penugasan tersebut haruslah disosialisasikan kepada para pekerja agar tidak menimbulkan kerancuan dan kebingungan di lapangan. Kalau sudah ada pendelegasian yang jelas, maka manajement pada tingkatan yang lebih tinggi, hendaknya tidak melakuan perintah yang bersifat ganda. Karena hal tersebut akan merusak sistem pengawasan. Akan menimbulkan konflik dalam kerja tersebut, karena terjadi standar ganda, lebih parah lagi, petugas yang diberi wewenang untuk melakukan pengawasan akan kehilangan wibawah, karena sudah pasti tidak akan didengar ketika akan melakukan pengarahan.

Oleh karena itu, sistem yang sudah dibuat melalui struktur organisasi haruslah dijalankan dengan baik. Ketika ada pekerja yang mencoba menerobos untuk bertanya atau melaporkan situasi, ke level Manajement yang lebih tinggi, haruslah dikembalikan. Untuk masalah pekerjaan haruslah dibicarakan dengan petugas yang berwewenang menangani pekerjaan tersebut. Hal ini untuk menghindari kerancuan dan kekacauan dalam pekerjaan, dan menghindari ada pegawai atau pekerja yang mencoba cari muka, dengan melangkahi kewenangan dalam suatu struktur yang ada. Kekuatan dalam manajement terletak pada bagaimana menjaga kewibawaan pada masing-masing level agar tidak terjadi distorsi kekuasaan. Kalau itu tidak dilakukan dengan baik, maka akan ada pegawai yang melangkahi atasan langsungnya, dan itulah awal kekacauan dalam manajement.

Pengalaman waktu saya bekerja di Moutain View Child Care, di San Bernardino, California, USA. Waktu itu ada satu pria yang baru masuk bekerja. Ternyata belaiau adalah manager baru home care tersebut. Sebelum manajer tersebut masuk, pengawasan di home care tersebut ditangani oleh seorang supervisor perempuan.

Kebenyakan Nurse Aids yang bekerja di Home Care tersebut adalah gadis-gadis dari Indonesia dan Philliphine.  Manager Pria tersebut entah bagaimana, terlalu dekat dengan para Nurse Aid tersebut. Bahkan mereka suka pergi makan dan jalan bareng kalau lagi libur kerja. Karena sudah terlalu dekat dengan sang manajer, dan si manajer juga sudah mengabaikan prinsip-prinsip manajemen yang baik, sehingga para Nurse Aids tersebut menjadi sulit diatur oleh si Supervisor, yang kebetulah wanita juga.

Kekacauan dipekerjaan terjadi pada waktu itu. Anak-anak tidak mau diatur, disuruh kerja lembur tidak mau. Mereka sudah dapat angin karena dekat dengan manajer. Akhirnya karena tidak kuat menahan tekanan dilingkungan kerja, si supervisor tersebut mengundurkan diri dari Home Care tersebut.

Dari pengalaman itu saya belajar bahwa dalam suatu lingkungan kerja, pendelegasian tugas haruslah berjalan dengan benar. Dan tidak dibenarkan karyawan melakukan komunikasi lompat katak atau melakukan tindakan crossed the line (melewati garis). Yaitu melompati atasan langsung, karena itu akan merusak tatanan manajemen. Tindakan yang melompati jenjang struktur akan merusak sistem manajement, oleh karena itu tindakan yang demikian tidak bisa ditolerir dalam suatu perusahaan atau organisasi manapun. Kedekatan secara kemanusiaan boleh saja. Tetapi jangan sampai kedekatan tersebut merusak tatatan manajement. It is a no no in organization.

Pendelegasian tanggung jawab harus dilakukan dengan penuh tanggung jawab dan penuh konsekwensi. Itulah prinsip dalam pendelegasian kerja dan kewenangan.

c.             Clear objective and direction.

Pengawasan dilakukan untuk menjamin tercapainya suatu tujuan. Itulah sebabnya diperlukan petugas pengawasan dalam memastikan bahwa tujuan yang telah ditetapkan akan dapat dicapai. Seorang petugas pengawasan hendaklah memiliki pengalaman berinteraksi dengan orang lain. Mampu mengarahkan dan mencegah prilaku pekerja yang tidak baik yang bisa merugikan perusahaan.

Seorang Supevisor harus memahami lingkup dari pekerjaan tersebut, harus pempunyai pengetahuan dan keahlian yang cukup memadai, serta dituntut memiliki pengalaman dalam bidang tersebut, agar dapat memberikan petunjuk dan pengarahan dalam melaksanakan pekerjaan tersebut.

Sistem dan prosedur kerja haruslah disiapkan dan disampaikan kepada karyawan yang bertugas melaksanakan suatu pekerjaan, agar mereka tidak salah dalam melaksanakan tugas tersebut.

Integrtitas, kapabilitas dan kapasitas seorang supervisor atau manajer sangat dituntut, agar mereka dapat memberikan arahan, petunjuk atau pelatihan bagi karyawan yang melaksanakan suatu tugas. Trust haruslah dibangun agar dukungan dan kerjasama dari pegawai dapat diperoleh.

d.            Protection over the Company’s Assets.

                 Asset perusahaan haruslah dilindungi dan harus selalu menjadi tujuan dalam pengawasan. Jangan tolerir atau kompromi terhadap tindakan pencurian atau upaya lain yang merugikan perusahaan. Segala bentuk pemborosan haruslah diperhatikan. Perhatikan titik rawan dimana bakal terjadi kebocoran perusahaan. Amati proses, lihat dimana ada loobhole (cela kebocoran) dan juga bottleneck (sumbatan) yang bisa memboroskan dan menghambat operasi.

                 Pekerja harus bertanggungjawab atas asset perusahaan yang dipercayakan kepadanya. Asset perusahaan harus dijaga dan dipelihara. Apalagi menyangkut peralatan, asset lain yang mudah bergerak, haruslah diawasi dengan baik. Setiap keteledoran, harus segera ditegur, dan diberikan pembinaan yang baik. Jangan pernah menunggu lama, begitu ketahuan, langsung diberi tindakan. Dalam SQM – Super Quck Management, yang ditonjolkan adalah “Ketegasan”. Ketegasan adalah kunci untuk mendisiplinkan pekerja, dan menegakan aturan. Tanpa suatu ketegasan jangan pernah berharap bahwa pekerjaan akan berjalan dengan baik, sesuai degan jadwal dan sesuai dengan harapan perusahaan.

Waktu saya menjadi Manajer Finance & Accounting di PT Union Pacific Foods, saya telah pempelajari semua proses dalam pengalengan ikan tersebut. Sehingga saya mengerti dimana potensi terjadi kebocoran untuk perusahaan. Setelah saya memahami, lalu saya membuat aturan untuk menghindari semua potensi kebocoran tersebut. Suatu hari, saya melakukan inspeksi di bagian penyortiran ikan. Saya cek mutu ikan yang masuk kualifikasi baik. Karena mutu ikan, akan menentukan harga pembelian ikan. Saya periksa, dan saya suruh timbang lagi semua. Setelah dilakukan pengecekan ternyata ada ikan yang tidak semestinya masuk pada kelompok ikan yang bermutu baik, namun mereka masukan juga sebagai ikan yang berkualitas baik. Dari hasil pengecekan tersebut, saya mengetahui ternyata ada persekongkolan yang dilakukan oleh petugas sortir dengan penjual ikan.

Karena perbuatan itu sudah merugikan perusahaan, maka saya langsung mengusulkan kepada General Manager untuk dilakukan tindakan pemecatan. Lalu saya tugaskan staf saya untuk selalu melakukan pengecekan pada pusat kegiatan yang saya anggap rawan kebocoran. Dengan diterapkannya sistem pengawasan yang ketat tersebut, maka kerugian perusahaan dapat dihindari. Mutu ikan lebih sesuai dengan keadaan sebenarnya, sehingga harga yang dibayar juga sesuai dengan mutu ikan.

e.             Clear system and prosedure.

                 Buatlah sistem dan procedure kerja yang jelas, dan sosialisakan kepada bawahan. Amati bawahan apakah sudah melakukan pekerjaannya sesuai dengan stadar prosedur kerja yang benar. Kalau belum, tunjukan lagi, dan ingatkan agar tidak terulang terus. Ingat, SQM – Super Quick Management adalah management dengan melakukan pendekatan  “Kemanusiaan”, mengedepankan profesionalisme dan penerapan punishment and reward secara cepat, tepat dan tegas.

                 Pekerjaan yang dilakukan tanpa suatu sistem dan prosedur yang jelas akan mengakibatkan kesalahan dalam melaksanakan tugas, dan bisa mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu, dalam melaksanakan suatu pekerjaan haruslah diciptakan suatu sistem dan prosedur yang baik, praktis dan mudah dipahami dan diikuti. Sistem dan prosedur diciptakan untuk memudahkan suatu pengawasan. Dengan adanya suatu sistem dan prosedur, maka mudah mengikuti aktifitas yang sedang dilakukan.

B.2 Cakupan Tugas Supervision (Pengawasan)  

       Berikut ini saya sampaikan beberapa cakupantugas Supervision (Pengawasan) :

B.2.1. Inspection (inspeksi)

Tugas inspeksi dilakukan untuk memastikan apakah suatu pekerjaan telah dilakukan dengan benar. Inspeksi merupakan bagian dari tugas supervisi atau pengawasan, namun lebih diarahkan untuk mendukung tugas auditing, untuk memastikan apakah sistem dan prosedur sudah dilankan dengan benar. Atau memastikan apakah peraturan dalam perusahaan sudah dijalankan dengan benar.

Tugas blusukan yang sering dilakukan oleh Bapak Joko Widodo, baik semasa beliau menjabat Walikota, Gubernur dan sekarang sudah menjadi Presiden, tidak lain adalah melaksanakan tugas inspeksi. Dengan dilakukannya ispeksi atau TURBA, turun ke bawah, maka bawahan diharapkan akan melaksanakan tugasnya dengan baik. Hanya saja kelemahan dari cara pengawasan seperti itu adalah, karyawan kecenderungan jadi munafik. Ketika ada pemeriksaan, mereka berbenah diri, menggerakkan staf yang ada untuk sibuk atau pura-pura sibuk, sekedar untuk mendapatkan penilaian baik.

Yang paling baik adalah pengawasan melekat, dan melakukan feedback. Dengan pengawasan melekat atau melakukan feedback, pendekatan yang dilakukan adalah pendekatan yang manusiawi, dan dimaksudkan untuk mengajar, membangun kesadaran untuk bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas yang telah dipercayakan.

Semua pengawasan yang bersifat intimidatif, otoriter, keras, dengan sistim ancaman, hanya akan menimbulkan efek negatif pada perilaku karyawan atau masyarakat. Bahkan sering menimbulkan gejolak dalam perusahaan atau masyarakat. Ketegasan, dengan pendekatan intimidatif, paksaan, tidak akan membangun kesadaran. Malahan akan membangun kemunafikan dalam lingkungan perusahaan ataupun masyarakat.

Itulah sebabnya, tugas manajer atau pemimpin haruslah menekankan pada membangun kesadaran dari para karyawan untuk bertanggung jawab, mengedepankan profesionalisme, menjaga integritas diri, menanamkan prinsip moral yang baik melalui contoh kehidupan yang baik. Leading by example (memimpin dengan memberikan contoh). Dengan memberikan contoh yang baik, maka akan berpengaruh pada prilaku dari karyawan. Ada satu sifat pada manusia yang baik yaitu memiliki idola atau hero dalam kehidupannya. Ketika pemimpin menjadi idola bagi bawahannya, disenangi karena sikap dan perilakunya yang selalu dekat, meperhatikan dan menyayangi karyawan, maka semua sikap dan  perbuatan baiknya akan tertular pada bawahan.

Ketika saya mengelola tambang emas di Nabire, waktu itu anak buah saya ada sekitar 40 orang di lokasi tambang. Kerja tambang, butuh tenaga yang prima, dan juga butuh kesabaran dan keuletan.  Karena tidak semua pekerjaan tambang langsung berhasil. Tidak sedikit juga pekerja tambang yang gagal. Oleh karena itu sebelum melakukan pekerjaan tambang, sebaiknya dilakukan survey yang lebih akurat agar tidak salah melakukan investasi. Jangan sampai terjadi kerugian ketika mengerjakan pekerjaan tersebut.

Waktu saya mengoperasikan tambang di Nabire tersebut, kepala grup yang saya tugasi untuk memimpin karyawan di tambang tersebut punya cara kepempimpinan yang unik. Dia kalau memerintah anak buah, tidak akan pernah mau mengulangi lagi perintah tersebut untuk kedua kalinya. Kalau yang disuruh lama bergerak, dia pergi kerjakan sendiri. Akhirnya anak buah yang pernah disuruh tersebut dengan cepat menuju ke tempat kepala grup tersebut sedang bekerja, dan membantunya mengerjakan pekerjaan tersebut.

Kebetulah semua pekerja tambang di lokasi saya bekerja, saya datangkan dari daerah Sangir. Karena mereka tahan kalau bekerja, tidak ada yang malas-malasan dan juga penurut serta setia kepada atasan. Kalau saya turun ke lokasi kerja, saya juga harus bekerja dengan mereka. sehingga saya perhatikan selama saya ada di lokasi tambang, mereka semua bangun cepat, bekerja dengan rajin, dan semangat. Padal pekerjaan di tambang itu sangat berat, karena harus mengangkat batu secara manual. Belum lagi resikonya terlalu besar, karena mereka harus masuk kedalam tanah, dan membuat terowongan di dalam tanah sampai 400 meter.

Saya sungguh sangat salut dengan perjuangan mereka. Bekerja tanpa mengenal lelah, angkat batu hanya pakai tenaga, dan harus bisa membaca situasi dalam lubang apakah aman atau tidak, semua batu mereka buat penyangga untuk mengamankannya. Saya perhatikan, kepala grup jarang memarahi mereka. Beliau selalu mengedepankan cara memberi contoh. Pagi-pagi sekali beliau sudah bangun, mandi dan bersiap pergi masuk ke lubang untuk memulai kegiatan.

Mendengar beliau sudah bangun, semua karyawan bangun. Begitu juga kalau sudah dalam lubang. Kalau beliau belum keluar, tidak ada satu anak buah yang berani meninggalkan berliau. Namun beliau selalu memperhatikan keperluan anak buah. Dia selalu mengusulkan kepada saya untuk membuat kebijakan yang memperhatikan keperluan mereka, seperti meminta dipasangkan telepon satelit, supaya bisa menghubungi keluarga mereka di kampung. Lalu kalau pesan makanan, beliau selalu minta diperhatikan makanan jangan sampai kurang. Kecukupan gisi selalu menjadi perhatian beliau. Dan beliau selalu jujur kepada anak buah. Semua hasil yang diperoleh, mereka timbang bersama, dan dicatatat masing-masing. Sehingga tidak ada kecurigaan bahwa ada hasil yang disembunyikan.

Dengan demikian tidak ada keributan karena karyawan merasa ada yang tidak jujur, atau karena diperlakukan tidak baik oleh atasan. Dan tidak ada karyawan yang bekerja lari-lari. Semua bekerja sama dengan baik. Waktu istirahat semua istirahat. Ketika sudah harus mulai bekerja, kepala grup bergerak masuk ke lubang, semua langsung ikut masuk. Saya senang memperhatikan kekompakan diantara karyawan saya waktu itu.

Saya belajar bahwa leading by example sangat dubutuhkan dalam memimpin karyawan. Dengan ikut bekerja, ikut terlibat, pemimpin bisa merasakan apa yang dialami oleh karyawan. Apa yang mereka perlukan, bagaimana mendekati mereka, bagaimana bisa memenuhi kebutuhan mereka dan yang paling penting adalah bagaimana bisa membantu mereka ketika mereka mengalami kesulitan atau masalah pribadi atau keluarga.

B.2.2. Monitoring (Pemantauan)         

   Untuk memberikan pemahaman tentang apa sebenarnya monitoring, dan apa perbedaannya dengan fungsi pengawasan yang lain seperti Inspection and Controlling. Untuk itu saya mencoba memberikan penjelasan untuk menambah wawasan saja buat pembaca.

a.   Pengertian Monitoring (Pemantauan).

Beikut pengertian dari monitoring ( pemantauan ) menurut para ahli :

Monitorin, is Supevising activities in progress to ensure they are on-course and on schedule in meeting the objectives and performance targets. Terjemahan bebasnya, Pemantauan adalah mengawasi aktivitas yang sedang berjalan untuk memastikan bahwa kegiatan itu berjalan sesuai jadwal untuk memenuhi tujuan dan target yang dikehendaki.

http://www.businessdictionary.com/definition/pengawasan.html#ixzz3VVkUqwuj

b.   Ruang lingkup tugas dari fungsi monitoring (pemantauan) :

Ruang lingkup tugas dari fungsi monitoring, adalah melakukan tugas supervision (pengawasan), untuk memastikan suatu pekerjaan berjalan dengan baik, sesuai dengan rencana, jadwal, sitem dan procedure yang telah ditetapkan sebelumnya, agar tujuan perusahaan dapat dicapai.

Adapun scope atau ruang lingkup kerja dari fungsi monitoring adalah sbb :

1.       Memastikan pekerjaan berjalan sesuai rencana yang telah dibuat. Kepastian melakukan suatu pekerjaan, baik waktu, input, proses dan output harus sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Meleset dari apa yang telah ditetapkan dalam rencana akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu tugas supervisor dan manajer, adalah memastikan sumua aktifitas perusahaan berjalan searah dengan rencana yang telah ditetapkan.

2.       Memastikan bahwa sistem dan procedure telah dijalankan dengan baik. Penyimpangan dari suatu sistem dan procedure kerja yang telah ditetapkan akan berakibat fatal pada kualitas dan kwantitas dari pekerjaan. Itulah sebabnya dibutuhkan pengawasan yang ketat pada sistem dan prosedur, agar tidak terjadi kerugian karena tidak mengikuti sistem dan prosedur yang telah ditetapkan. Biasanya masalah sistem ini terjadi pada pengoperasian instrument yang sifatnya sensitif. Contoh, pada proses produksi minyak, semua diatur oleh sistem secara otomatis. Oleh karena itu, bagi operator yang menjanlankan sistem pengawasan di control room harus mengikuti standar pengoperasian dari instrument di control room. Kalau salah, maka akan fatal. Indicator harus semua diawasi dengan benar. Sebab kalau tidak dilakukan dengan benar, bisa terjadi musibah yang fatal dioperasi sumur minyak tersebut.

3.       Memastikan bahwa mutu pekerjaan sudah sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Standar mutu dari suatu produk hendaknya dijaga agar produk dari suatu pabrik diterima dengan baik, atau bersaing dengan produk yang lain. Kualitas suatu produk yang baik, akan membuat customer menjadi setia pada produk tersebut. Hp china walaupun murah, tetapi bagi mereka yang ada uang, pasti akan memilih hp yang lebih mahal, karena kualitas produknya bagus. Hp nokia sempat bertahan lama dihati consumer, karena kualitas dari produk tersebut. Mobil Toyota, rata-rata disukai, karena kualitasnya baik, dan perawatan purna jualnya juga baik. Mobil Mercy, BMW, walaupun mahal, masih digemari, karena kualitas produknya yang baik. Itulah sebabnya, pengawasan mutu perlu mendapat perhatian dari manajer pengawasan mutu, agar menjamin kualitas dari produk tersebut. Dengan kualitas yang baik, suatu produk akan mampu bersaing, disukai oleh customer, harganya juga dapat dipertahankan.

4.       Memastikan bahwa hasil yang telah dicapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Tujuan bekerja adalah mengejar hasil. Kalau hasil dalam satu hari semakin banyak, maka ongkos dari produksinya akan dapat ditekan. Karena biaya tetap akan terdistribusi lebih baik, kalau hasil produksinya meningkat. Fixed cost dari suatu pabrik akan tetap sama untuk memproduksi barang 100 unit dan 1000 unit. Gaji pegawai sama, listrik sama, biaya makan dan lain yang sifatnya biaya tetap akan sama. Oleh karena itu, semakin tinggi hasil produksi, akan semakin murah harga dari produk per unitnya, karena cost per unit adalah hasil dari total cost dibahagi dengan seluruh total unit produksi. Semakin besar unit yang diproduksi, akan berakibat pada cost perunit akan semakin kecil.

5.       Memastikan apakah tidak terjadi pemborosan atas penggunaan material, dan tidak ada kerugian yang terjadi karena suatu kelalaian atau kesengajaan. Penggunaan material perlu dijaga. Karena kalau terjadi pemborosan, berarti biaya dari pekerjaan itu akan membengkak. Kalau kita membangun rumah, anggarannya sudah dihitung oleh insinyur bangunan dengan baik. Namun kalau pekerja bangunan boros dalam menggunakan material, maka bangunan akan berakhir dengan biaya yang mahal.  Untuk bisnis real estate, pengawasan penggunaan bahan bangunan sangat diperlukan, kalau tidak biaya bangunan menjadi mahal, sehingga keuntungan dari proyek tersebut akan semakin kecil.

6.       Memastikan apakah kehadiran karyawan baik waktu masuk, istirahat dan pulang sesuai waktu kerja yang telah disepakati. Pemborosan bisa terjadi pada kehadiran karyawan yang bekerja. Semakin banyak waktu kerja yang terbuang tentu, hasil kerja akan semakin kecil. Itulah sebabnya pengawasan terhadap kedisiplinan waktu kerja ini sangatlah penting dilakukan. Segala bentuk pemborosan waktu sama saja dengan perbuatan korupsi, karena akan merugikan perusahaan.

7.       Memastikan standar security dan safety dalam pekerjaan telah berjalan sebagaimana mestinya. Keamanan dan kenyamanan kerja harus dipelihara. Karena kalau tidak dilakukan dengan baik, maka bisa berakibat kerugian pada perusahaan dan juga bisa mengancam jiwa dari karyawan. Pos penjagaan, ronda keliling perlu dilakukan untuk memastikan bahwa keamanan di lingkungan kerja berjalan dengan baik.

Sistem keamanan yang berjalan dengan baik, maka akan mengurangi resiko kerugian pada perusahaan, termasuk juga resiko keamanan jiwa dari karyawan perlu dijaga. Begitu juga dengan bahaya dari kecelakaan kerja karena ledakan yang bisa menimbulkan bahaya pada barang dan jiwa, haruslan menjadi perhatian.

Kalau tidak dilakukan standar security and safety dengan baik, akan menyebabkan kerugian materi dan juga bisa mengancam keselamatan nyawa karyawan. Sewaktu saya bekerja di Total Indonesie, penetapan standar security dan safety di perusahaan tersebut sangat tinggi. Bahkan semua karyawan diharuskan mengikuti pelatihan safety. Semua konstruksi di perusahaan minyak mengikuti dibangun mengikuti standar safety. Melanggar ketentuan safety yang sudah ditetapkan bisa berakibat pada pemecatan bagi karyawan.  

B.2.3. Controlling (Pengendalian).

a. Pengertian dari Controlling.

1. In 1916, Henri Fayol formulated one of the first definitions of control as it pertains to management: Control of an undertaking consists of seeing that everything is being carried out in accordance with the plan which has been adopted, the orders which have been given, and the principles which have been laid down. Its object is to point out mistakes in order that they may be rectified and prevented from recurring. Terjemahan bebasnya, “Pada tahun 1916, Henri Fayol merumuskan salah satu definisi pertama tentang pengendalian berkaitan dengan manajemen: Pengendalian suatu usaha mengamati segala sesuatu yang sedang dilakukan apakah sesuai dengan rencana yang telah disepakati, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Tujuanya adalah untuk menunjukkan kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah agar tidak terulang lagi.”

2.  According to EFL Brech:

Control is checking current performance against pre-determined standards contained in the plans, with a view to ensure adequate progress and satisfactory performance. Terjemahan bebasnya “Pengendalian adalah memeriksa kinerja saat ini dibandingkan dengan standar yang telah ditentukan yang terdapat dalam rencana, dengan maksud untuk memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja yang memuaskan.”

3. According to Harold Koontz:

Controlling is the measurement and correction of performance in order to make sure that enterprise objectives and the plans devised to attain them are accomplished. Terjemahan bebasnya “Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan dan rencana yang telah dirancang akan tercapai.”

4. Robert J. Mockler presented a more comprehensive definition of managerial control:

Management control can be defined as a systematic effort by business management to compare performance to predetermined standards, plans, or objectives in order to determine whether performance is in line with these standards and presumably in order to take any remedial action required to see that human and other corporate resources are being used in the most effective and efficient way possible in achieving corporate objectives. Terjemahan bebasnya “Kendali manajemen dapat didefinisikan sebagai upaya sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja dengan standar yang telah ditentukan, rencana, atau tujuan untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan memungkinkan untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk melihat bahwa manusia dan sumber daya perusahaan lainnya telah digunakan dengan cara yang sefektif dan seefisien mungkin dalam mencapai tujuan perusahaan.”

Sumber :  http://en.wikipedia.org/wiki/Control_(management)

Dari pengertian akan Controlling (pengendalian) sebagaimana defnisi yang telah diberikan oleh para ahli Manajement di atas, maka saya dapat memberikan definisi bahwa controlling adalah fungsi manajemen untuk membandingkan antara standar, rencana, tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, dengan aktifitas yang dilakukan oleh karyawan untuk menentukan apakah pekerjaan yang telah dilakukan oleh karyawan telah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan agar manajement dapat menentukan sikap dan mengambil langkah untuk perbaikan guna mencegah atau menghentikan kegiatan karyawan yang dapat merugikan perusahaan.

Agar kegiatan pengendalian berjalan dengan baik maka diperlukan suatu standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Selain itu untuk mendukung kegiatan pengendalian maka dibutuhkan dukungan sistem yang terintegrasi dengan sistem yang lain, misalnya e.budgeting, e.purchasing, Accounting system, serta sistem payroll atau sistem lain yang sudah diterapkan dalam suatu perusahaan. Ketika ada sistem yang bisa diakses secara online, maka pengendalian akan mudah dilakukan.  Pengendalian biasanya diarahkan untuk mengendalikan biaya, penggunaan material, mengendalikan proses, mengandalikan schedule dan ada beberapa kegiatan perusahaan yang harus dikendalikan.

Kunci utama adalah anggaran. Anggaran harus dijadikan sebagai standar dalam pengendalian. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi pemborosan atau pembengkakkan biaya pada anggaran yang telah ditetapkan dan disepakati. Standar mutu dari suatu produk juga menjadi perhatian dalam kegiatan pengendalian. Mutuh yang baik akan menentukan suatu produk bisa diterima oleh konsumen.

Pengendalian waktu, harus ada jadwal kegiatan. Pengendalian disiplin kehadiran, harus ada alat control waktu seperti Clock in and out yang sudah terkoneksi dengan payroll software. Pengendalian tanpa didukung oleh sistem adalah sia-sia belaka.  Pengendalaian hanya dapat berjalan dengan baik ketika ada alat kendali yang mendukung. Hasil dari pengendalian ini, dapat dijadikan sebagai bahan Evalusi, yang kemudian dapat menjadi bahan feedback bagi karyawan.

Dari hasil Evaluasi, perlu ada ketegasan dalam mengambil tindakan. Management tanpa alat kendali dan tanpa didukung oleh ketegasan dalam mengambil tindakan, maka akan sia-sia saja, walaupun ada pentugas pengendalian sekalipun.

Pengalaman saya selama tinggal di Amerika selama 3 (tiga ) tahun sejak tahun 1989, saya menemukan bahwa masyarakat Amerika ketika menerima surat tagihan dari kartu kredit atau tagihan telpon, atau tagihan apa saja bentuknya, maka mereka akan segera pergi ke Bank untuk melakukan pembayaran. Karena kalau sampai tidak melunasi, atau terlambat, maka sistem Komputer di Amarika akan bisa memantau siapa saja yang tidak melakukan pembayaran dengan baik, kondite atau penilaian kepada pelanggan atas ketertiban, secara outomaticly akan terdeteksi oleh system computer yang sudah terintegrasi dengan sistem pemantaun kredit, sistem pajak, sistem kependudukan dan sistem kriminal. Kalau sampai kondite debitur tidak baik, maka untuk melakukan transaksi kredit di perusahaan manapun, di Negara Bagian manapun di Amerika, pasti tidak akan dilayani, karena sudah ada record yang terpantau dalam sistem yang menunjukan bahwa debitur tersebut tidak baik atau konditenya tidak baik.  

Itulah sebabnya masyarakat di Amerika takut sekali tidak mambayar tagihan. Kenapa demikian, karena sistem computer di Amerika dapat diakses oleh semua merchant atau anggota pemakai sistem itu seperti toko elektronik, bank, asuransi, real estate, show room mobil, dan lembaga mana saja. Sistem adalah kunci dalam pengendalian. Baik pengendalian di perusahaan, di organisasi sosial, maupun pengendalian perilaku masyarakat.

b.   Bentuk Controlling (pengendalian) sesuai dengan tujuannya.

Pengendalian dilakukan dengan maksud untuk melakukan pencegahan, pendeteksian serta perbaikan atau koreksi.  Oleh karena itu pengendalian dapat dikelompokan menjadi tiga jinis pengendalian. Ketiga elemen pengendalian ini sangat penting untuk mencegah terjadinya kerugian yang bisa disebabkan karena unsur kesengajaan atau unsur motif, karena faktor teknis seperti tidak adanya alat kendali, serta kecerobohan dari karyawan, yang semuanya berakibat kerugian pada perusahaan. Oleh karena itu, pengendalian dilakukan dengan maksud sbb :

1.             Pencegahan - Ini adalah pengendalian dimaksudkan untuk mencegah kerugian atau kerusakan yang bakal terjadi.  Misalnya, pengendalian dengan melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab. Dimana satu karyawan dapat mengajukan permintaan pembayaran, Namun karyawan kedua harus mengotorisasi permitaan tersebut. Dengan pemisahan tugas dan tanggung jawab tersebut maka akan dapat meminimalkan kemungkinan seorang karyawan dapat melakukan pembayaran palsu atau sengaja dilakukan untuk menggerogoti dana dari perusahan. Contoh lain adalah pemisahan tanggungjawab pembelian dan pembayaran. Karena kalau sampai petugas pembelian juga melakukan pembayaran, maka akan terjadi manipulasi serta korupsi. Banyak hal yang dapat dilakukan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam prakter kerja di perusahaan.

2.             Deteksi. Pengendalian ini dilakukan dengan memonitor aktivitas untuk mengidentifikasi kasus di mana praktek-praktek atau prosedur yang tidak diikuti. Contoh : Perusahaan dapat membandingkan antara catatan di Ledger dan Bank Statement. Dengan melakukan pembandingan kedua catatan tersebut akan dapat mendeteksi kesalahan pencatatan, atau bisa juga mendeteksi kecurangan yang dilakuan oleh staff Keuangan.

          Untuk mendeteksi para Collector menahan uang perusahaan, maka saya, membuat perintah kepada staf Validasi untuk menyampaikan informasi kepada seluruh pelanggan yang belum melunasi tagihan yang dikirim kepada mereka.  Pelanggan yang merasa telah melakukan pembayaran, akan mengadu ke perusahaan, kenapa mendapat informasi yang demikian. Dari pengaduan pelanggan maka saya bisa mengetahui bahwa ada staf saya yang telah melakukan upaya menahan uang milik perusahaan. Dengan bukti yang falid, saya langsung memberikan sangsi yang keras bagi karyawan  yang mencoba melakukan tindakan yang merugikan perusahaan.

                    Dengan bantuan sistem, maka petugas pengendali dapat mendeteksi setiap gerak gerik karyawan atau kegiatan yang dilakukan oleh karyawan yang dapat merugikan perusahaan.

3.             Corrective (perbaikan) – Pengendalian yang bersifat korektif dimaksudkan untuk mengembalikan sistem atau proses kembali ke keadaan sebelum penerapan sistem yang ternyata berbahaya dan merugikan perusahaan. Sebagai contoh, sebuah perusahaan terpaksa me-restore kembali dari sistem back up file, setelah ditemukan bahwa sistem yang baru sangat tidak cocok atau ada kekurangan dalam implementasinya.

                   Manajemen dapat mengubah sistem kerja tetap ke sistem kerja rotasi untuk mencegah perbuatan korupsi dari petugas karena sudah kelamaan menduduki suatu jabatan tertentu, terutama jabatan yang berpotensi dilakukannya suatu perbuatan yang bisa merugikan perusahaan.

Dari ketiga jenis pengendalian, pengendalian pencegahan merupakan model pencegahan yang paling baik, karena dapat meminimalkan kemungkinan kerugian atau kebocoran dengan melakukan upaya pencegahan terlebih dahulu. Pencegahan Corrective (Perbaikan) adalah cara berikut yang juga baik, karena dapat meminimalkan dampak kerugian dengan mengembalikan sistem yang baru ke sistem semula.            Namun, mengubah suatu sistem harus dilakuan dengan penuh kehati-hatian, karena bisa saja terjadi kehilangan data, atau ketidak sinkronan sistem, yang bisa saja merugaikan banyak pihak. Oleh karena itu, harus dikaji secara mendalam sebelum suatu sistem baru diimplementasi. Bila perlu lakukan uji coba atas sistem tersebut sebelum benar-benar diterapkan.

                   Sitem pengendalian yang paling tidak efektif adalah sitem Pengendalian Detektif, karena sistem pengendalian ini adalah melakukan pengidentifikasian suatu peristiwa yang telah terjadi. Tergantung pada seberapa cepat proses pengendalian tersebut dapat mendeteksi perilaku dari karyawan.

Sitem Pengendalian yang bersifat Detektif, membutuhkan sikap tegas dari pimpian perusahaan agar karyawan takut atau jerah melakukan tindakan yang merugikan perusahaan. Karena lambat atau cepat, dengan sistem yang ada, pasti tindakan karyawan dapat diketahui. Dengan penegakan aturan yang keras, dengan tindakan cepat dan tegas, maka hal ini sangat memungkinkan terjadinya efek jerah dan membuat karyawan berpikir panjang untuk melakukan tindakan yang merugikan perusahaan.

                   Perbedaan yang jelas dalam penerapan Pengendalian Corrective (perubahan), adalah ketika perusahan mencoba merubah dari sistem manual menjadi sistem computer. Dampaknya akan cepat terasa, karena selain cepat, juga mudah dalam pengendalian. Ada juga sistem manual lain yang harus tetap dipertahankan, seperti tanda tangan.

c.    Tujuan Pengendalian.

Pada dasarnya, pengendalian organisasi adalah proses untuk menempatkan, mengevaluasi, dan mengatur sumber daya secara berkelanjutan untuk mencapai tujuan organisasi. Untuk bisa berhasil mengendalikan sebuah organisasi, manajer tidak hanya bisa mengetahui apa standar kinerja, tetapi harus mencari cara untuk berbagi informasi dengan karyawan yang lain.

Pengendalian dapat didefinisikan secara sempit sebagai proses manajemen yang diperlukan untuk memastikan bahwa kinerja sesungguhnya telah sesuai dengan rencana organisasi, atau lebih luas lagi adalah sesuatu yang mengatur proses atau kegiatan dari suatu organisasi. Konten berikut mengikuti interpretasi umum dengan mendefinisikan kendali manajerial kinerja pemantauan terhadap rencana dan kemudian membuat penyesuaian baik dalam rencana atau dalam operasi yang diperlukan.

Pengendalian yang dilakukan tentu memiliki tujuan. Ada enam tujuan utama pengendalian ketika diterapkan dalam suatu perusahaan atau organisasi, yang dapat saya sempaikan sebagai berikut:

1.         Pengendalian dimaksudkan untuk bisa membuat rencana agar lebih efektif. Agar perusahaan bisa menjalankan usahanya lebih efektif, maka diperulukan suatu perencanaan yang efektif. Perencanaan tersebut diarahkan untuk menjadi standar untuk melakukan monitoring, controlling dan evaluation, serta menjadi bahan untuk feedback, serta perlunya mengarahkan tim agar mereka dapat bekerja lebih optimal, lebih baik atau lebih sukses. Tanpa suatu sistem perencanaan yang efektif, perusahaan akan sulit diharapkan maju, karena tidak adanya suatu standar pembanding yang dapat digunakan untuk menilai kinerja apakah efektif atau tidak. Karena karyawan tidak akan bekerja maksimal, serta tidak ada suatu daya dorong untuk mereka bekerja lebih efektif.    

Sitem anggaran yang sudah terkomputerisasi (e.budgeting, akan mempermudah manajement untuk mengawasi kenerja perusahaan secara menyeluruh. Karena dari setiap pos biaya yang muncul dalam laporan keuangan, telah mengacu kepada masing-masing department yang bertanggung jawab untuk itu. Dengan laporan keuangan dimana sudah ada budget dan laporan aktualisasi, maka itu akan dapat dijadikan sebagai bahan untuk feedback kepada semua pengendali biaya dan juga seluruh profit center untuk lebih menggenjot produksi dan penjualan agar bekerja lebih optimal. Melalui laporan keuangan, seluruh aktifitas perusahaan dapat terdeteksi dengan mudah. Sehingga dengan sangat mudah memonitor siapa dan departemen mana yang tidak bekerja secara optimal.

2.         Pengendalian dimaksudkan untuk memastikan bahwa kegiatan perusahaan atau organisasi telah berjalan secara konsiten. Untuk dapat memastikan suatu kegiatan dalam perusahaan telah berjalan secara konsisten, maka diperlukan suatu kebijakan serta sistem dan prosedur yang jelas sebagai panduan dalam melaksanakan suatu kegiatan. Hanya saja, suatu aturan dalam perusahaan tidak bisa juga dibuat kaku, karena akan mematikan ruang gerak dan kreatifitas dari karyawan untuk bertindak atau mengambil suatu tindakan.

Namun kalau aturan tersebut akan menjamin suatu kedisiplinan, keteraturan pada jam kerja dan sistem penyimpanan data, dalam kasus tersebut, peraturan, sistem dan prosedur harus dilakukan dan ditegakkan. Pastikan antara kebijakan dengan sistem harus berjalan seirama, dan saling mensuport. Karena suatu kebijakan tanpa didukung dengan sistem yang mendukung, maka akan sia-sia kebijakan, peraturan, sistem dan presedur dilakukan.

3.         Pengendalian dimaksudkan untuk membuat organisasi menjadi lebih efektif. Organisasi membutuhkan pengawasan melalui pengendalian untuk dapat berhasil. Tanpa adanya pengendalian (controlling) yang kuat, maka kemajuan perusahaan sulit akan dicapai. Karyawan akan bekerja tanpa arah. Kontrol diri dari masing-masing karyawan akan semakin sulit untuk berjalan dengan baik. Lagi-lagi saya ingin menekankan, bahwa sistem budget, dan laporan keuangan, akan sangat membantu untuk menjadi alat kendali bagi masing-masing karyawan, terutama para kepala departemen untuk segera mengevaluasi seluaruh staf agar pekerjaan dapat berhasil dengan baik, budget dapat dikontrol, sehingga hasil yang ditunjukan pada laporan keuangan bisa terjadi perubahan yang positif. Feedback harus dilakukan, Punishment and Reward harus diimplementasikan dengan cepat tepat dan tegas. Dengan demikian kenerja akan berubah kearah yang lebih baik. Tujuan perusahaan tercapai, semua pihak menjadi puas. Itulah pengendalian yang efektif.

4.         Pengendalian diarahkan untuk  membuat organisasi bisa lebih efisien dalam pembiayaan. Tujuan perusahaan beroperasi adalah mengejar keuntungan. Tanpa keuntungan, untuk apa didirikan perusahaan. Masih lebih baik uang disimpan di Bank, bisa menikmati bunga, sambil tidur enak, tidak perlu kepala pusing. Namun tujuan hidup selain menikmati keuntungan, tentu ada lain yang ada dibenak para pemilik modal tersebut. Salah satunya adalah kepuasan ketika dapat mempekerjakan banyak orang, karena dengan demikian sudah membantu meringankan beban mereka dalam menanggulangi biaya rumah tangga yang bisa saja semakin membengkak. Masing-masing orang mempunyai standar kepuasan yang berbeda, serta level kebutuhan yang berbeda juga.

Agar suatu perusahaan bisa menikmati keutungan adalah memperbesar pemasukan, dan memperkecil pengeluaran.  Penerimaan, pendapatan digenjot semaksimal mungkin, seefektif mungkin, sementara biaya ditekan semimimal mungkin, seefisien mungkin. Itulah prinsip ekonomi, memperoleh manfaat sebesar-besarnya, dengan biaya yang seminimal mungkin. Itulah sebabnya, tujuan manajement selalu efektif dan efisien. Efektif saja namun tidak efisien kurang baik. Begitu juga efisien tapi tidak efektif juga kurang baik. Tidak ada istilah .and/or. atau .or. dalam manajement. Hanya mengenal istilah .and. tidak ada istilah efektif and/or efisien. Atau efektif or efisien. Tapi harus efektif and efisien. Bermodalkan bensin 1 liter pergi ke bandung adalah tidak mungkin. Sama saja dari Jl. Sudiriman menuju ke Block M, harus mengisi bensin full tank, apalagi mobilnya mobil sewah tentu juga tidak mungkin. Jadi harus ada kesepadanan antaran input dan output. Sejauh standar input sudah ditetapkan maka harus dikendalikan agar biaya tersebut tidak akan bertambah lagi, atau terjadi pelonjakan biaya.  Efisien yang dimaksud haruslah sesuai dengan standar. Kalau terlalu kecil dari budget, jangan-jangan, outputnya juga akan turun. Sehingga yang terjadi, adalah efisien namun tidak efektif.

   Jadi harus dipahami benar masalah efektifitas dan efisiensi tersebut. Dan patokan yang paling baik adalah budget. Baik budget biaya maupun budget pendaptatan.

5.         Pengendalian diupayakan untuk dapat dijadikan bahan untuk feedback (umpan balik) mengenai status suatu proyek ataupun kegiatan bisnis. Seperti sudah saya sampaikan sebelumnya, bahwa hasil dari pengendalian dapat digunakan untuk menjadi bahan dasar untuk feedback (umpan balik) kepada karyawan. Karena dengan sistem laporan yang telah dibuat oleh Accounting Departement, maka manajement dapat menggunakan laporan tersebut sebagai umpan balik kepada setiap department.

   Sistem laporan untuk kehadiran, dapat menjadi sarana feedback bagi karyawan untuk mengetahui kehadiran, dan menjadi bahan evaluasi diri untuk mengetahui posisi masing-masing karyawan seperti apa, dan bisa memotivasi mereka untuk memperbaiki kembali prestasi yang telah turun. Pengenadalian tidak hanya mengukur kemajuan, tetapi juga memberikan umpan balik kepada peserta juga. Umpan balik mempengaruhi perilaku dan merupakan unsur penting dalam proses pengendalian.

6.         Pengendalian dapat membantu pengambilan keputusan. Tujuan utama dari dari pengendalian adalah untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan yang lebih baik. Pengendalian dapat menjadikan seorang manajer menyadari masalah di lingkungannya dan dapat memberikan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Tugas utama seorang manajer adalah mengambil keputusan, namun dalam pengambilan keputusan dibutuhkan data yang factual, sehingga pengambilan keputusannya menjadi lebih akurat. Tanpa didukung suatu data yang factual, seorang manajer akan seperti berjalan di tengah hutan belantara tidak disuport dengan kompas dan peta. Budget yang telah disusun, hasil performance yang telah dipantau melalui berbagai sistem pengendalian, akan membantu seorang manajer untuk mengambil keputusan yang tepat untuk memperbaiki kinerja, atau untuk merubah suatu perencanaan ataupun budget dari suatu kegiatan.

C.    Rangkuman dari tahanpan ke dua dari fungsi SQM – Super Quick Management  yaitu tahapan “Action “ adalah sbb :

1.      Untuk tahapan eksekusi, yang perlu diperhatikan adalah :

a.       Sebaik apapun planning yang telah dibuat pada tahapan pertama, yaitu tahapan “Involvement”, kalau tidak ditindak lanjuti dengan action berupa eksekusi maka akan sia-sia planning yang telah disusun tersebut.  Prinsip yang harus diingat adalah Plan your work, and work your plan. Menunda eksekusi suatu planning hanya akan membawa kerugian atau kehilangan momentum untuk memperoleh keuntungan yang besar.

b.      Eksekusi dari suatu planning merupakan suatu siklus yang utuh mulai dari awal atau input, proses, dan akhir atau output dari eksekusi. Sekali sudah diawali, harus juga ada akhir dari eksekusi tersebut. Eksekusi yang tidak matang hanya akan merugikan perusahaan atau suatu organisasi bahkan institusi pemerintah.

2.      Untuk tahapan Supervisi. Pada tahapan ini, dilalukan 3 kegiatan, yaitu Inspection, Monitoring dan Controlling.

a.       Untuk kegiatan Inspection, dilakukan untuk memastikan bahwa suatu standar, sistem dan prosedur dan aturan yang telah ditetapkan telah dijalankan dengan baik. Inspection biasaya dilakukan untuk mendukung kegiatan outdit dari perusahaan, untuk memastikan seluruh kegiatan dalam perusahaan dijalankan sesuai kebijakan, peraturan, sistem dan prosedur yang telah ditetapkan dan diterapkan di perusaaan.

b.      Untuk kegiatan Monitoring dilakukan dengan tujuan ;

-       Memastikan pekerjaan berjalan sesuai rencana yang telah dibuat.

-       Memastikan bahwa sistem dan procedure telah dijalankan dengan baik.

-       Memastikan bahwa mutu pekerjaan sudah sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan.

-       Memastikan bahwa hasil yang telah dicapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

-       Memastikan apakah tidak terjadi pemborosan atas penggunaan material, dan tidak ada kerugian yang terjadi karena suatu kelalaian atau kesangajaan.

-       Memastikan apakah kehadiran karyawan baik waktu masuk, istirahat dan pulang sesuai waktu kerja yang telah disepakati.

-       Memastikan standar security dan safety dalam pekerjaan telah berjalan sebagaimana mestinya.

c.       Tahapan Controlling dilakukan dengan tujuan :

-          Pengendalian dimaksudkan untuk bisa membuat rencana agar lebih efektif.

-          Pengendalian dimaksudkan untuk memastikan bahwa kegiatan organisasi telah berjalan secara konsiten.

-          Pengendalian dimaksudkan untuk membuat organisasi menjadi lebih efektif.

-          Pengendalian diarahkan untuk  membuat organisasi bisa lebih efisien dalam pembiayaan.

-          Pengendalian diupayakan untuk dapat dijadikan bahan untuk feedback (umpan balik) mengenai status suatu proyek ataupun kegiatan bisnis.

-          Pengendalian dapat membantu pengambilan keputusan.

Demikianlah rangkuman untuk tahapan kedua dari SQM – Super Quick Management yaitu “Action”. Suatu tahapan dengan melakukan kegitan eksekusi dan supervisi atau pengawasan.